Checklist voor een koorconcert organiseren

Een koorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een repetitieruimte. Je regelt eerst de locatie, piano, datum en het repertoire, daarna pas uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek. Op de concertdag zelf moeten stoelen, muziekstandaards, partituren, microfoons en verlichting klaarstaan voordat zangers en publiek binnenkomen. Deze checklist helpt je de 54 taken en 40 benodigdheden stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en piano reserveren
Concertdatum bevestigen
Programma en repertoire vastleggen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Techniek afstemmen
2 personen
Partituren controleren
3 personen
Programma's ontwerpen
Programma's laten drukken
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Partituren klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersinstructies uitdelen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidsuitgangen controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Receptietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Koor inzingen
25 personen
Kaartcontrole bemannen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Publiekszaal controleren
2 personen
Concert openen
Concert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzecatering serveren
4 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Afscheid en bedankje uitspreken
Publiekszaal ontruimen
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Restanten koelen en labelen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Microfoons en kabels opruimen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Vloer en foyer schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4
Katheder

Muziek

Muziekstandaardsaantal 30
Partituurmappenaantal 30

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Zangmicrofoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 6

Kantoor

Programma'saantal 130
Aanmeldlijstaantal 3
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 4
Naamstickersaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum pas definitief vast nadat de locatie en piano zijn gereserveerd. Controleer ook meteen wanneer je de ruimte kunt openen voor opbouw en wanneer alles weer opgeruimd moet zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Geef de cateringbestelling pas door nadat je het aantal gasten hebt gecontroleerd; zo voorkom je dat speciale maaltijden of voldoende servies te laat worden geregeld.
Test geluidsapparatuur, microfoons en verlichting vóór de deuren opengaan. Controleer daarbij ook audiokabels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten, omdat juist kleine aansluitproblemen de soundcheck vertragen.
Leg partituren per koorlid of stemgroep klaar en controleer elke map vóór de opbouw. Plaats muziekstandaards zo dat zangers de dirigent kunnen zien zonder dat publiek of microfoons worden geblokkeerd.
Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat bezoekers binnenkomen. Zet eerst stoelen en tafels, richt daarna de podiumzone in en reserveer tijd voor de microfoontest, veiligheidsuitgangen en vrijwilligersinstructies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, piano, datum en repertoire. Verstuur uitnodigingen zodra programma en concertdatum vaststaan, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een koorconcert?: Reken minimaal 2 tot 3 uur voor stoelen, tafels, podiumzone, muziekstandaards, geluidsapparatuur en verlichting. Plan daarna nog 30 minuten voor microfoontest en laatste controle van partituren.
Wanneer moet ik de catering voor een koorconcert bestellen?: Plaats de bestelling zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen bekend zijn, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vóór het concert. Controleer 1 dag vooraf de boodschappen, koffie, thee, glazen, kopjes en gebaksborden.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een koorconcert?: Het aantal hangt af van de koorgrootte, zaal en gewenste versterking; bepaal dit tijdens de techniekafstemming. Test alle zangmicrofoons uiterlijk op de dag zelf en houd minimaal 30 minuten vrij voor het instellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.