Organiser un concert de chorale sans oublier l’essentiel

Un concert de chorale se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, choisir le répertoire, puis organiser les inscriptions, les bénévoles et la technique. Le piano, les pupitres et les partitions doivent être vérifiés avant l’installation, pas le jour même. Prévoyez aussi un accueil clair pour le public, les programmes imprimés et une pause café si elle est prévue. La dernière étape consiste à tester la salle, les microphones et l’éclairage avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et le piano
2
Confirmer la date du concert
3
Définir le programme et le répertoire
3 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Coordonner la technique
2 personnes
9
Vérifier les partitions
3 personnes
10
Concevoir les programmes
11
Faire imprimer les programmes
12
Passer la commande traiteur
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les partitions
2 personnes
16
Distribuer les consignes aux bénévoles

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Vérifier les issues de secours
2 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Aménager la zone de scène
3 personnes
22
Installer les pupitres de musique
3 personnes
23
Raccorder le matériel audio
2 personnes
24
Tester les microphones
2 personnes
25
Régler l’éclairage
2 personnes
26
Préparer les programmes
2 personnes
27
Aménager la table d’accueil
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
31
Faire répéter la chorale
25 personnes
32
Assurer le contrôle des billets
3 personnes
33
Tenir le vestiaire
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
4 personnes
35
Distribuer les programmes
2 personnes
36
Vérifier la salle du public
2 personnes
37
Ouvrir le concert
38
Encadrer le concert
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir le service de pause
4 personnes
41
Guider les visiteurs
2 personnes
42
Dire quelques mots d'au revoir et de remerciement
43
Évacuer la salle du public
3 personnes

Suivi

44
Rassembler la vaisselle
3 personnes
45
Refroidir et étiqueter les restes
2 personnes
46
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
47
Ranger les microphones et les câbles
2 personnes
48
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Nettoyer le sol et le foyer
3 personnes
52
Fermer le lieu
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4
Pupitre

Musique

Pieds de microqté 30
Partitionsqté 30

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6

Bureau

Programmesqté 130
Liste d'inscriptionqté 3
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4
Étiquettes nominativesqté 40

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le piano en premier, puis confirmez la date par écrit. Tant que ces deux éléments ne sont pas fixés, ne lancez pas les invitations ni la commande traiteur.
Arrêtez le programme plusieurs semaines avant le concert et vérifiez chaque partition. Préparez un exemplaire complet pour chaque chanteur, avec les éventuelles annotations déjà ajoutées.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et regroupez les besoins alimentaires dans une seule liste. Cela laisse au traiteur le temps d’adapter les quantités sans gérer les demandes au dernier moment.
Attribuez les rôles des bénévoles avant l’ouverture : accueil, installation, technique, service et rangement. Remettez des consignes écrites, avec une heure de présence et un responsable clairement identifié pour chaque zone.
Prévoyez un test technique avant l’arrivée du public : microphones, câbles, multiprises, éclairage et circulation autour de la scène. Gardez les rallonges et passe-câbles accessibles, car un branchement oublié peut retarder toute l’ouverture de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer le piano, choisir le répertoire et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les impressions et la coordination finale.
Quand faut-il imprimer les programmes du concert ?: Lancez l’impression environ 10 à 14 jours avant le concert, lorsque le programme et les informations pratiques sont définitifs. Gardez quelques jours pour contrôler le nombre d’exemplaires et corriger une éventuelle erreur.
Quand tester les microphones et l’éclairage ?: Faites un premier test technique au moins 3 à 5 jours avant, puis un second le jour du concert avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les câbles, les multiprises, les rallonges et les passe-câbles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert de chorale ?: Pour une petite salle, prévoyez au minimum 4 rôles distincts : accueil, installation, technique et service ou rangement. Ajoutez une personne de coordination afin que les problèmes ne restent pas sans responsable.

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