Organiser un concert de café sans rien oublier

Un concert de café demande de coordonner les musiciens, les invités et l’accueil autour d’un même horaire. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille le programme, les répétitions et les inscriptions. La veille, vérifie les livraisons, les besoins alimentaires, les partitions et tout le matériel technique. Le jour même, prévois assez de temps pour aérer la salle, installer les chaises et les tables, tester le café et faire un essai sonore avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Valider le programme et les musiciens
2 personnes
Planifier les horaires de répétition
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les partitions
Vérifier les pupitres de musique
2 personnes
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Répartir les bénévoles
Tester le matériel à café
2 personnes
Préparer le vestiaire

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Aménager les points café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les pâtisseries et les amuse-bouches
3 personnes
Aménager l’espace de scène
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
Tenir le vestiaire
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le concert
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les pâtisseries et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Retourner les matériels
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Urnes à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Pupitre de chef d'orchestre

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme et les musiciens plusieurs semaines à l’avance, puis fixe les répétitions avec des horaires précis. Demande aussi les partitions nécessaires avant la première répétition.
Clôture les inscriptions quelques jours avant le concert afin de connaître le nombre de personnes, les besoins alimentaires et la quantité de vaisselle à sortir. Garde une liste actualisée pour l’accueil.
Fais un test technique avant l’ouverture : microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble. Un essai de 30 minutes évite de régler le son pendant l’arrivée du public.
Prépare deux zones de café plutôt qu’un seul point si le public est nombreux. Mets les urnes à café, bouilloires, thermos, tasses, verres, cuillères et sucriers en place avant de sortir les pâtisseries.
Répartis les bénévoles avec des rôles et des heures de présence clairs. Prévois au minimum une personne pour l’accueil et le vestiaire, une pour le café et une pour l’installation ou les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de café ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer les musiciens, d’ouvrir les inscriptions, de planifier les répétitions et de réserver ce qui doit l’être.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixe une date limite 3 à 5 jours avant le concert. Tu pourras alors ajuster les réservations, les besoins alimentaires, les boissons, les pâtisseries et la vaisselle.
Quand installer la salle le jour du concert ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut encore aérer la salle, placer les tables et les chaises, préparer la scène, installer les pupitres et tester le matériel à café.
Combien de boissons prévoir pour un concert de café ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, selon la durée et la présence de pâtisseries. Prépare aussi des thermos ou une seconde tournée pour éviter une file d’attente pendant le programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.