Checklist pour organiser une compétition de ski
Une compétition de ski se prépare dans un ordre précis : d’abord le format, les autorisations et le règlement, puis les inscriptions et les équipes. À l’approche du jour J, le parcours, le chronométrage, la sécurité et l’accueil demandent une vérification sur place. Cette checklist réunit 63 tâches et 52 fournitures pour suivre chaque étape, des premiers participants inscrits à la remise des médailles. Elle vous aide aussi à repérer les éléments souvent réglés trop tard, comme les horaires de départ, les talkies-walkies ou les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Vérifier les autorisations
Organiser l’assurance du match
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de participants
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier les heures de départ
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Commander le catering
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Définir définitivement le parcours
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Imprimer les formulaires de résultats
Préparer les médailles
Événement
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
Monter les tentes et les tables
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire entrer les participants
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
4 personnes
Accompagner la première manche
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Garder la zone de pause propre
2 personnes
Réparer le parcours entre les manches
4 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Accompagner la deuxième manche
6 personnes
Vérifier les horaires définitifs
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de compétition
5 personnes
Retirer le balisage du parcours
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 30
- Table du jury
- Barrières de sécuritéqté 20
Matériel de sport
- Portes de slalomqté 24
- Poteaux de portailqté 12
- Pions de marquageqté 40
- Ruban de parcoursqté 4
- Portillon de départ
- Poteaux de rechangeqté 10
- Réserver des skisqté 4
- Bâtons de ski de rechangeqté 6
- Pellesqté 4
- Brosses à neigeqté 4
- Numéros de départqté 80
- Rubans de médailleqté 12
- Médaillesqté 12
- Gobeletsqté 3
Équipement
- Système de pointage
- Chronomètresqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Batteries externesqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Thermomètresqté 2
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
- Carafesqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Couverts de serviceqté 8
Décoration
- Drapeaux de matchqté 12
- Panneaux de directionqté 10
- Panneaux d’inscriptionqté 2
- Nappesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 4
- Seauxqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format, les catégories et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les règles, le parcours prévu et les horaires au moins 2 semaines avant la compétition.
- Ne vous contentez pas de vérifier la météo la veille : consultez les prévisions plusieurs jours à l’avance, puis inspectez le terrain et validez définitivement le parcours avant l’installation.
- Préparez les groupes de départ, les numéros de dossard et les horaires dans un document unique. Imprimez les formulaires de résultats et testez le système de pointage au moins 1 heure avant le premier départ.
- Répartissez les bénévoles par poste et confirmez les jurés avant la dernière semaine. Prévoyez des talkies-walkies chargés, des batteries externes et un moyen clair de communiquer avec le départ, l’arrivée et le jury.
- Commandez les médailles, les rubans et le catering dès que le nombre de participants est suffisamment stabilisé. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et vérifiez les besoins alimentaires avant de confirmer la commande.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de ski ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, organiser l’assurance et ouvrir les inscriptions. Une compétition plus importante demande souvent davantage de temps pour confirmer les bénévoles, le jury et le catering.
- Quand publier les horaires de départ d’une compétition de ski ?
- Publiez-les dès que les inscriptions sont traitées et les groupes constitués, idéalement 3 à 5 jours avant l’épreuve. Préparez aussi une version imprimée pour l’accueil et une copie destinée au jury.
- Quand vérifier le parcours de compétition ?
- Faites une première vérification plusieurs jours avant, puis inspectez le terrain le jour précédent et le matin de la compétition. Cette dernière inspection permet d’ajuster le balisage, les portes de slalom et les barrières selon l’état de la neige.
- Quel matériel prévoir pour chronométrer une compétition de ski ?
- Prévoyez un système de pointage, des chronomètres, un ordinateur portable et une imprimante, avec des rallonges et multiprises si nécessaire. Testez tout le dispositif au moins 1 heure avant le départ et gardez des batteries externes en secours.
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