Skicompetitie organiseren: checklist en planning

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement minimaal 6 weken vooraf vast. Dan kun je het inschrijfformulier, de startgroepen en de communicatie op dezelfde uitgangspunten baseren.
• Reserveer de wedstrijdlocatie en controleer vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan ook een definitieve parcoursinspectie uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd.
• Maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en publiceer daarna de startgroepen en starttijden. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
• Test tijdregistratie, stopwatches, portofoons, laptop, printer en omroepinstallatie minimaal 2 uur voor de eerste start. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar; juist stroom en communicatie worden bij sneeuw vaak vergeten.
• Leg startnummers, uitslagenformulieren, medailles en bekers per categorie klaar voordat de eerste groep vertrekt. Reserveer daarnaast ski's, skistokken, palen en andere reparatiematerialen, zodat een defect onderdeel geen start ophoudt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een skicompetitie organiseren?

Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan eerst de locatie en controleer vergunningen en verzekering; 4 tot 6 weken voor de wedstrijd kun je inschrijvingen en uitnodigingen openen.

Wanneer maak ik de startgroepen en starttijden voor een skicompetitie?

Maak de indeling zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 3 dagen voor de wedstrijd. Publiceer de starttijden daarna direct en geef vrijwilligers en juryleden dezelfde definitieve lijst.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een skicompetitie?

Reken minimaal op 1 organisator, 2 tot 3 mensen bij start en finish, 2 juryleden en extra parcoursbegeleiders bij meerdere baanposten. Bij een groot deelnemersveld heb je per startgroep extra ondersteuning nodig voor registratie en materiaal.

Wat moet ik op de wedstrijddag van een skicompetitie controleren?

Controleer minstens 2 uur voor de eerste start het parcours, starthek, slalompoorten, afzethekken, tijdregistratie en portofoons. Leg daarna startnummers, formulieren, prijzen, EHBO-koffers en reserveonderdelen op vaste plekken klaar.