Organiser une compétition de plongée sans rien oublier

Une compétition de plongée demande une coordination précise entre la piscine, les participants, le jury et les bénévoles. Commence par bloquer le bassin et fixer le règlement, puis structure les inscriptions et les épreuves. À l’approche du jour J, vérifie les feuilles de score, les numéros de départ, les chronomètres et le matériel étanche. Prévois aussi l’accueil, les repas et la circulation sur place : ce sont souvent ces détails qui ralentissent le concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la piscine
Définir le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les jurés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les épreuves de la compétition
2 personnes
Commander les prix
Publier le programme
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Imprimer les feuilles de score
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Emballer le matériel par courrier
2 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le matériel de sécurité
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Briefer les membres du jury
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer l’échauffement
4 personnes
Encadrer les rondes de plongée
8 personnes
Saisir les scores
3 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Servir les sandwiches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Annoncer les résultats
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Ranger le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats numériquement
Informer les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 30
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Panneaux de scoreqté 2
Presse-papiersqté 10
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 4
Numéros de départqté 70
Cônes de signalisationqté 12
Classeurs de scores imperméablesqté 10
Médaillesqté 12
Diplômesqté 12
Boîtes de prixqté 12
Caisses de rangement étanchesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3
Étuis de téléphone étanchesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 8
Couvertures de survieqté 6
Tapis antidérapantsqté 8

Décoration

Bannière de compétition
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réserve la piscine avant d’ouvrir les inscriptions et vérifie les horaires d’accès, les vestiaires ainsi que les contraintes techniques du bassin. Sans créneau confirmé, impossible de publier un programme fiable.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de traiter les dossiers, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir l’ordre de départ.
Prépare un dossier séparé pour chaque poste du jury : briefing, feuilles de score, presse-papiers, chronomètres et classeurs imperméables. Prévois quelques exemplaires vierges pour remplacer une feuille mouillée ou perdue.
Regroupe le matériel dans des caisses de rangement étanches et contrôle les batteries, rallonges et multiprises la veille. Les numéros de départ, sifflets et panneaux de score doivent être accessibles dès l’installation.
Publie le programme avant le jour J et informe les participants de leur heure d’arrivée. Installe le comptoir d’inscription, les tables du jury et les chaises avant le briefing afin d’éviter les croisements pendant les épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de plongée ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la piscine, définir le règlement, ouvrir les inscriptions, confirmer les jurés et commander les médailles, diplômes ou autres prix.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de plongée ?: Ferme le formulaire environ 7 jours avant la compétition. Il restera assez de temps pour vérifier la liste des participants, recueillir les informations alimentaires et préparer l’ordre de départ.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de plongée ?: Contrôle le matériel de compétition, les chronomètres, les sifflets, les numéros de départ et les feuilles de score. Vérifie aussi l’accès au lieu, les équipements électriques et le contenu des caisses étanches.
À quelle heure installer le lieu le jour de la compétition ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Les tables du jury, le comptoir d’inscription, les panneaux de score et le matériel de briefing doivent être prêts avant le premier départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.