Checklist pour organiser une compétition de mini-golf

Une compétition de mini-golf se prépare en plusieurs étapes : inscriptions, réservation du parcours, constitution des équipes et organisation de l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier les détails souvent oubliés avant l’arrivée des joueurs. Prévoyez aussi le matériel de score, les boissons au frais et un espace clairement identifié pour les inscriptions et la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le mini-golf
Commander le catering
Organiser les prix pour les gagnants
Répartir les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
Préparer les cartes de score
Créer les badges nominatifs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
Distribuer les cartes de score
2 personnes
Encadrer les parties de mini-golf
4 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Saisir les scores finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Faire ses adieux aux participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 56
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tassesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Enceinte Bluetooth

Matériel de sport

Clubs de mini-golfqté 56
Balles de mini-golfqté 60
Panneaux de scoreqté 12
Stylosqté 60
Taille-crayons de rechangeqté 4

Décoration

Fanions de fêteqté 4
Ballonsqté 50
Supports de badges nominatifsqté 60
Nappe de remise des prix

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Vous pourrez ensuite confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les équipes sans modifier le planning au dernier moment.
Réservez le mini-golf avant d’envoyer les invitations, surtout si la compétition a lieu le week-end. Demandez aussi combien de parcours, de clubs et de balles seront disponibles pour votre groupe.
Préparez les cartes ou panneaux de score, les stylos et quelques taille-crayons de rechange la veille. Sans ce petit matériel, le jeu peut être prêt mais les résultats deviennent difficiles à suivre.
Installez une table d’inscription séparée du buffet environ 45 minutes avant le début. Gardez-y les badges nominatifs, la liste des participants et les informations sur les équipes pour accélérer l’accueil.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et testez le micro, l’enceinte, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée du public. Un test de 20 minutes suffit souvent à repérer une prise manquante ou une batterie faible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de mini-golf ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le mini-golf, d’envoyer les invitations, de clôturer les inscriptions et de préparer les équipes.
Quand faut-il confirmer les participants à une compétition de mini-golf ?: Confirmez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Utilisez cette liste définitive pour établir les équipes, le planning des matchs, les badges et les quantités du catering.
Combien de temps avant faut-il installer une compétition de mini-golf ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’accueil. Prévoyez notamment la table d’inscription, le buffet, les tables et chaises, la décoration ainsi qu’un test de la technique et de l’éclairage.
Que faut-il prévoir pour noter les scores au mini-golf ?: Prévoyez une carte ou un panneau de score par équipe, au moins un stylo par équipe et 2 ou 3 stylos de secours. Ajoutez quelques taille-crayons de rechange si vous utilisez des crayons pour noter les coups.

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