Checklist pour organiser une compétition de gymnastique du jubilé

Une compétition de gymnastique du jubilé demande une coordination précise entre les inscriptions, le jury, les groupes de départ et le matériel sportif. Commencez par réserver le lieu et ouvrir les inscriptions, puis verrouillez les données des participants avant de préparer le tableau des matchs. La dernière semaine, concentrez-vous sur les listes imprimées, les dossards, les certificats, la sonorisation et le catering. Cette checklist rassemble 76 tâches et 67 articles pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Réserver le lieu du concours
Inviter les membres du jury
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer l’équipe du jury
Établir le tableau des matchs
2 personnes
Former les groupes de départ
2 personnes
Commander les prix et médailles
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Choisir la musique pour la compétition
Rédiger le script de présentation
Imprimer le règlement du concours
Envoyer la lettre aux participants
Imprimer les formulaires du jury
2 personnes
Imprimer les listes de départ
2 personnes
Remplir les certificats
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les médailles et les coupes
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Nettoyer le sol de compétition
2 personnes
Contrôler les engins de gymnastique
3 personnes
Installer les agrès de gymnastique
5 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir le jury
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Animer le tour de compétition
6 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Contrôler le terrain de compétition
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
6 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours d'anniversaire
Remettre les médailles et les prix
4 personnes
Prendre une photo de groupe
3 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Démonter les agrès de gymnastique
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tables du juryqté 6
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 40
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4

Matériel de sport

Tapis de gymqté 12
Tapis de chuteqté 6
Plongeoirsqté 2
Poutresqté 2
Pontsqté 2
Barres d’étirementqté 2
Anneauxqté 2
Chevaux ailés Pegasusqté 2
Cônesqté 20
Numéros de départqté 100
Numéros de table du juryqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Siffletsqté 4
Chronomètresqté 4
Trousse de premiers secours

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Nappesqté 10
Chiffres d’anniversaire
Compositions floralesqté 4
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Carafesqté 8
Caisses réfrigéréesqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Filtres à caféqté 100
Sachets pour médaillesqté 100
Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données, les besoins alimentaires et la composition des groupes de départ.
Confirmez l’équipe du jury et répartissez les bénévoles 7 jours avant l’événement. Prévoyez notamment des personnes pour le comptoir d’inscription, les dossards, la salle et le catering.
Imprimez le règlement, les formulaires du jury, les listes de départ et la lettre aux participants 2 à 3 jours avant. Gardez une copie numérique sur l’ordinateur portable et une batterie externe à portée de main.
Testez la sonorisation, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises la veille. Vérifiez aussi que le script de présentation et la musique sont accessibles sans connexion internet.
Contrôlez les tapis, tapis de chute, poutres, ponts et plongeoirs avant l’ouverture de la salle. Triez les dossards, remplissez les certificats et vérifiez les médailles et les coupes avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de gymnastique du jubilé ?: Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines avant la compétition. Fermez-les au moins 10 à 14 jours avant afin de vérifier les participants, les besoins alimentaires et les groupes de départ.
Combien de temps avant faut-il réserver le lieu du concours ?: Réservez le lieu dès que la date est choisie, idéalement 2 à 3 mois à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer l’espace pour les agrès, les tables du jury, l’accueil et le catering.
Quand préparer les listes de départ et les formulaires du jury ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions et imprimez-les 2 à 3 jours avant la compétition. Faites une dernière vérification le matin même, surtout après toute modification de groupe.
Quand commander les médailles et les coupes ?: Commandez les prix et les médailles au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Vérifiez leur contenu et leur quantité quelques jours avant, puis préparez les certificats pour éviter une remise incomplète.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.