Jubiläumsturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne die Anmeldung erst, wenn Wettkampfort, Reglement und Frist feststehen. Prüfe die Teilnehmerdaten spätestens eine Woche vor dem Turnier und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung.
• Bestätige Jurymitglieder und Freiwillige nicht nur mündlich. Teile die Einsätze mit Uhrzeit und Aufgabe mindestens 7 Tage vorher ein, damit am Veranstaltungstag keine Lücke am Jurytisch entsteht.
• Erstelle den Spielplan erst nach Prüfung aller Anmeldungen und teile die Startgruppen anschließend verbindlich ein. Drucke Startlisten, Wettkampfreglement und Juryformulare spätestens am Vortag.
• Kontrolliere Medaillen, Pokale und Zertifikate vor dem Einkauf beziehungsweise dem Packen. Rechne die Auszeichnungen anhand der endgültigen Teilnehmer- und Platzierungszahl ab, nicht anhand einer vorläufigen Anmeldung.
• Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptop, Drucker und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher. Sortiere Startnummern und richte den Anmeldetresen so ein, dass Ausgabe und Nachfragen ohne Stau ablaufen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumsturnier planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Wettkampfort, Jury und Einladungen. Die Anmeldung sollte mindestens 3 bis 4 Wochen geöffnet sein, damit du Spielplan und Cateringmengen auf belastbare Zahlen stützen kannst.

Wann muss der Spielplan für ein Jubiläumsturnier fertig sein?

Schließe den Spielplan nach Ende der Anmeldung und nach der Prüfung der Teilnehmerdaten ab, spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Turnier. So bleiben genug Tage für Startlisten, Startgruppen und Änderungen im Teilnehmerbrief.

Wie viel Catering braucht man für ein Jubiläumsturnier?

Lege die Mengen erst fest, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind, idealerweise 7 Tage vorher. Plane pro angemeldeter Person eine vollständige Portion und eine kleine Reserve von etwa 10 Prozent ein, sofern das Konzept keine andere Menge vorgibt.

Was muss man am Tag vor dem Jubiläumsturnier vorbereiten?

Bereite am Vortag Startnummern, Startlisten, Reglement, Juryformulare, Zertifikate und die Medaillen vor. Teste außerdem die Beschallung, lade Powerbanks, kontrolliere Sportmaterial und stelle den Anmeldetresen mit Drucker und Laptop bereit.

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