Checklist para organizar una competición de gimnasia de aniversario

Una competición de gimnasia de aniversario necesita más que reservar un recinto y preparar los aparatos. Hay que cerrar las inscripciones, comprobar los datos, formar los grupos y dejar listo el trabajo del jurado antes del día del evento. Esta checklist reúne 76 tareas y 67 elementos, desde las invitaciones hasta el mostrador de inscripción. Úsala por fases para evitar errores en las listas de salida, la entrega de medallas y la coordinación de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar el recinto de la competición
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar la presencia del jurado
Organizar el cuadro de competición
2 personas
Formar grupos iniciales
2 personas
Encargar premios y medallas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Elegir la música para la competición
Escribir el guion de la presentación
Imprimir el reglamento de la competición
Enviar la carta a los participantes
Imprimir formularios de jurado
2 personas
Imprimir listas de salida
2 personas
Rellenar los certificados
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar medallas y trofeos
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar ropa y materiales
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Limpiar el suelo de competición
2 personas
Comprobar los aparatos de gimnasia
3 personas
Montar los aparatos de gimnasia
5 personas
Montar las mesas del jurado
3 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir al jurado
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Coordinar la ronda de competición
6 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Comprobar la pista de competición
2 personas
Coordinar la segunda ronda de la competición
6 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar las clasificaciones finales
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Dar el discurso de aniversario
Entregar medallas y premios
4 personas
Hacer una foto de grupo
3 personas
Despedida de los participantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar los aparatos de gimnasia
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 120
Mesas del juradocant. 6
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Tazascant. 40
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Material deportivo

Colchonetas de gimnasiacant. 12
Colchonetas de caídacant. 6
Trampolinescant. 2
Vigascant. 2
Puentescant. 2
Barras de equilibriocant. 2
Aroscant. 2
Caballos pegasocant. 2
Conoscant. 20
Dorsalescant. 100
Números de mesa del juradocant. 6
Marcadorescant. 6
Silbatoscant. 4
Cronómetroscant. 4
Botiquín de primeros auxilios

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Mantelescant. 10
Cifras de aniversario
Arreglos floralescant. 4
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Jarrascant. 8
Cajas isotérmicascant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Filtros de cafécant. 100
Bolsitas para medallascant. 100
Compras

Consejos

Abre las inscripciones con varias semanas de margen y fija una fecha de cierre. Después, comprueba nombre, categoría y datos de cada participante antes de preparar el cuadro de competición.
Confirma al jurado y asigna voluntarios antes de enviar la carta definitiva a los participantes. Calcula al menos una persona para recepción y otra por cada zona que necesite supervisión.
Prepara las listas de salida, los formularios del jurado, los certificados y el reglamento con antelación. Lleva copias impresas de todos los documentos y deja una copia adicional para imprevistos.
Comprueba el material deportivo en el recinto antes de la competición: colchonetas, trampolines, vigas, puentes y barras de equilibrio deben estar colocados y revisados antes de que lleguen los participantes.
Calcula el catering a partir del número confirmado de asistentes y revisa las preferencias dietéticas. Organiza la compra y la preparación por separado, y no dejes las medallas, trofeos y dorsales para el último día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una competición de gimnasia?: Ábrelas varias semanas antes y establece una fecha de cierre que deje tiempo para comprobar los datos. Reserva al menos varios días entre el cierre y la preparación de grupos y listas de salida.
¿Cuándo hay que confirmar al jurado y a los voluntarios?: Confirma la presencia del jurado y la asignación de voluntarios antes de enviar la información final a los participantes. Haz una última comprobación durante la semana anterior para cubrir ausencias.
¿Cuándo se imprimen las listas de salida y los formularios del jurado?: Imprímelos después de cerrar las inscripciones, comprobar los datos y organizar el cuadro. Prepara las copias con varios días de margen y guarda duplicados para el mostrador de inscripción y la mesa del jurado.
¿Cuánto catering hace falta para una competición de gimnasia?: Calcula las cantidades según el número confirmado de participantes, jurado, voluntarios y acompañantes. Añade un pequeño margen y separa las raciones necesarias para las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.

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