Checklist pour organiser une compétition de golf

Une compétition de golf réussie se prépare bien avant l’arrivée des joueurs. Commencez par réserver le terrain, choisir la formule et fixer le règlement, puis avancez vers les inscriptions, les horaires de départ et la logistique. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les cartes de score, les panneaux d’itinéraire et les solutions en cas de pluie. Cette checklist regroupe les 49 tâches et 45 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le terrain de golf
Définir la formule de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Commander les prix et les coupes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la répartition des participants
2 personnes
Confirmer les heures de départ
Commander le catering
Contrôler le matériel de golf
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer les cartes de score
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les prix
Préparer les panneaux d’itinéraire
Préparer la table du concours
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer les balles de golf et les tees
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Animer la compétition de golf
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire ses adieux aux participants
2 personnes

Suivi

Débarrasser le buffet et le bar
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel de golf
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Transmettre les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Clubs de golfqté 8
Balles de golfqté 72
Tees de golfqté 200
Fourchesqté 40
Tailleurs de crayonsqté 6
Marqueurs de virageqté 8
Porte-cartes de scoreqté 12
Parapluies de golfqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Microphone
Haut-parleurqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 50
Bolsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 50

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 40
Drapeaux de matchqté 6
Panneaux d’orientationqté 10
Coupes de prixqté 6

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Seauxqté 2
Serpillièreqté 2
Éponges de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain et définissez la formule au moins 8 à 12 semaines avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le règlement, le nombre de joueurs et les horaires de départ.
Fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Préparez la répartition des participants et les cartes de score 3 à 5 jours avant. Imprimez aussi une liste actualisée, car les désistements de dernière minute sont fréquents.
Vérifiez le matériel de golf la veille : clubs, balles, tees, fourches, taille-crayons, marqueurs de virage et porte-cartes de score. Prévoyez également des parapluies et un plan météo pour les averses.
Le jour J, installez l’accueil, les tables, les tentes, le buffet et le bar au moins 2 heures avant le premier départ. Refroidissez les boissons, testez le micro et placez les panneaux d’itinéraire avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de golf ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le terrain, commander les prix et coupes, envoyer les invitations et organiser le catering sans urgence.
Quand faut-il confirmer les inscriptions à une compétition de golf ?: Fixez la clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant la date. Confirmez ensuite les besoins alimentaires et préparez la répartition des participants dès que le nombre final est connu.
Quand préparer les cartes de score et la liste des participants ?: Préparez-les 3 à 5 jours avant la compétition, puis imprimez une dernière version le matin même si des changements sont possibles. Gardez quelques cartes vierges pour les ajustements de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il installer l’accueil et le buffet ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant le premier départ. Le buffet, le bar, les boissons réfrigérées, le son et les panneaux doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.