Checklist voor een golfwedstrijd organiseren
Een golfwedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen een golfbaan reserveren. Je moet vooraf de wedstrijdformule, het reglement, de deelnemersindeling en starttijden vastleggen. Daarna volgen materiaalcontrole, catering en de praktische inrichting van ontvangst, wedstrijdtafel en buffet. Deze checklist helpt je de 49 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat scorekaarten, prijzen, routebordjes en geluidsapparatuur op de speeldag klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Golfbaan reserveren
Wedstrijdformule bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Prijzen en bekers bestellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Starttijden bevestigen
Catering bestellen
Golfmateriaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Scorekaarten voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen controleren
Routebordjes voorbereiden
Wedstrijdtafel klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Golfballen en tees verdelen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Startinstructie geven
2 personen
Golfwedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dranken tijdens diner bijvullen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid van deelnemers nemen
2 personen
Nazorg
Buffet en bar afruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Golfmateriaal terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Uitslagen doorsturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 4
Sportmateriaal
- Golfclubsaantal 8
- Golfballenaantal 72
- Golfteesaantal 200
- Pitchforksaantal 40
- Potloodslijpersaantal 6
- Afslagmarkersaantal 8
- Scorekaarthoudersaantal 12
- Golfparaplu'saantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Microfoon
- Luidsprekeraantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 8
Servies
- Bordenaantal 50
- Kommenaantal 50
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Besteksetsaantal 50
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 40
- Wedstrijdvlaggenaantal 6
- Routebordjesaantal 10
- Prijzenbekersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilaantal 2
- Schoonmaaksponzenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijdformule en het reglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer ook hoe je omgaat met gelijke scores, te laat komen en het inleveren van scorekaarten.
- Bevestig starttijden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld. Druk daarna de deelnemerslijst en scorekaarten af, zodat wijzigingen op de speeldag beperkt blijven.
- Controleer golfclubs, golfballen, tees, pitchforks, afslagmarkers en scorekaarthouders minstens één week vooraf. Regel ontbrekend materiaal niet pas op de ochtend van de wedstrijd.
- Plan catering en dranken op basis van het definitieve aantal deelnemers. Koel de dranken vooraf in koelboxen en richt buffet en bar zo in dat de ontvangsttafel en wedstrijdtafel vrij blijven.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal wanneer je partytenten, paraplu's en extra verlichting nodig hebt. Test microfoon, luidspreker, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een golfwedstrijd organiseren?
- Reserveer de golfbaan bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de wedstrijd en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je indeling, catering en starttijden definitief kunt maken.
- Wanneer maak ik de deelnemersindeling voor een golfwedstrijd?
- Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Bevestig de definitieve starttijden uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en druk daarna de deelnemerslijst en scorekaarten af.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een golfwedstrijd?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur, afhankelijk van het weer en de duur van het programma. Koop extra water bij warm weer en koel de dranken vóór de ontvangst.
- Wanneer controleer ik het golfmateriaal en de prijzen?
- Controleer golfmateriaal, prijzen en bekers minstens 7 dagen vooraf. Doe op de wedstrijddag nog één korte controle vóór de ontvangsttafel en wedstrijdtafel worden ingericht, zodat ontbrekende onderdelen niet tijdens de start worden ontdekt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!