Organiser une compétition de golf : la checklist complète

Une compétition de golf demande plus qu’une réservation de parcours. Il faut verrouiller le format, les participants et les horaires de départ, puis préparer les cartes de score, les lots et l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du buffet et des boissons le jour J. Elle convient aussi bien à une rencontre entre membres qu’à une compétition avec remise de prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le terrain de golf
Fixer le format de la compétition
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer le règlement du concours
Répartir les heures de départ
2 personnes
Commander les prix
Commander le catering
Contrôler le matériel de golf
2 personnes
Préparer les cartes de score
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Trier les balles de golf et les tees
2 personnes
Étiqueter les prix et les trophées
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les cartes de score et les stylos
Afficher les informations du parcours
2 personnes
Distribuer les balles de golf et les tees
2 personnes
Tester la technique et le micro
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Lancer la compétition de golf
2 personnes
Distribuer les cartes de score
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les encas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
Accueillir les participants à l'arrivée
2 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Gérer les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12

Matériel de sport

Balles de golfqté 144
Tees de golfqté 300
Fiches de scoreqté 90
Crayonsqté 100
Tableau des scores
Drapeaux de matchqté 4
Plots de balisageqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphone
Haut-parleur

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Numéros de départqté 24
Panneau de table des prix
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le nombre de participants avant d’envoyer les invitations. Vous pourrez ensuite répartir les heures de départ sans devoir modifier toute la liste au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez chaque participant avant de commander le catering. Prévoyez cette relance au moins 7 jours avant la compétition.
Préparez les cartes de score, les crayons, les numéros de départ et la liste imprimée des départs la veille. Gardez quelques fiches et crayons supplémentaires à la table d’inscription.
Étiquetez les prix et les trophées avant l’ouverture du lieu, puis vérifiez que le tableau des scores et les informations du parcours sont visibles. Cette préparation évite les erreurs pendant la remise des prix.
Installez la table d’inscription, les tables et chaises, le buffet et les boissons au frais avant l’arrivée des joueurs. Pour le café, vérifiez au moins 30 minutes avant le premier départ que les machines, bouilloires et thermos sont prêts.

Questions fréquentes

Quand réserver le terrain pour une compétition de golf ?: Réservez le terrain dès que la date et le format sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer le nombre de joueurs et d’obtenir des horaires de départ adaptés.
Quand envoyer les invitations pour une compétition de golf ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec le format, la date limite d’inscription et les besoins alimentaires demandés. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il répartir les heures de départ ?: Préparez une première répartition 7 jours avant la compétition, après confirmation des inscriptions. Envoyez la liste définitive des départs au plus tard 48 heures avant, puis imprimez-en une copie pour l’accueil.
Que préparer la veille d’une compétition de golf ?: La veille, préparez les cartes de score, les crayons, les balles, les tees, les prix et la liste de départ. Vérifiez aussi le matériel de golf, le catering et les boissons afin de réserver le jour J à l’accueil et à l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.