Checklist voor een goed georganiseerde golfwedstrijd
Een golfwedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen een golfbaan reserveren. Je moet de wedstrijdformule, deelnemers, starttijden en communicatie op elkaar afstemmen, terwijl catering en materiaal op tijd klaarstaan. Begin met de baan en het reglement, werk daarna de inschrijvingen en startlijst uit en controleer in de laatste week alle benodigdheden. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke registratie, leesbare scorekaarten en een start die volgens schema verloopt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Golfbaan reserveren
Wedstrijdformule vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Wedstrijdreglement versturen
Starttijden indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Golfmateriaal controleren
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Startlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Golfballen en tees sorteren
2 personen
Prijzen en trofeeën labelen
Locatie openen
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Scorekaarten en pennen klaarleggen
Baaninformatie ophangen
2 personen
Golfballen en tees uitdelen
2 personen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Golfwedstrijd starten
2 personen
Scorekaarten uitgeven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Tussendoortjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Deelnemers bij de finish ontvangen
2 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Eindscores controleren
2 personen
Diner serveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Winnaars fotograferen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
Facturen en borg afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Partytentenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbestekaantal 12
Sportmateriaal
- Golfballenaantal 144
- Golfteesaantal 300
- Scorekaartenaantal 90
- Potlodenaantal 100
- Scorebord
- Wedstrijdvlaggenaantal 4
- Markeringspionnenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Microfoon
- Luidspreker
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Startnummersaantal 24
- Prijzentafelbord
- Trofeeënaantal 6
- Medaillelintenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijdformule en het reglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook hoe deelnemers hun scorekaart invullen en wanneer de uitslag wordt bepaald, zodat je later geen verschillende verwachtingen hoeft recht te zetten.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de catering. Reken daarnaast op een apart overzicht voor deelnemers die alleen koffie, lunch of de prijsuitreiking bijwonen.
- Maak de startlijst pas definitief nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Controleer per flight de starttijd, speelvolgorde en contactgegevens en druk op de wedstrijddag een extra exemplaar af voor de registratietafel.
- Controleer golfballen, tees, scorekaarten en potloden gezamenlijk in plaats van per onderdeel. Leg per flight voldoende materiaal klaar en houd een kleine reserve apart voor kwijtgeraakte ballen of onbruikbare potloden.
- Plan de opbouw ruim vóór de eerste starttijd. Zet registratie, scorekaarten, baaninformatie, buffet en koude dranken klaar voordat deelnemers binnenkomen; een microfoon en luidspreker zijn pas nuttig als ze vooraf getest zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een golfwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de golfbaan en het vastleggen van de wedstrijdformule. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers voldoende tijd hebben om zich aan te melden.
- Wanneer moet ik de starttijden van een golfwedstrijd indelen?
- Maak de startlijst ongeveer 1 tot 2 weken voor de wedstrijd, zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn. Bevestig de definitieve tijden uiterlijk enkele dagen vooraf en neem een geprinte startlijst mee naar de registratie.
- Hoeveel golfballen en tees heb ik nodig per deelnemer?
- Leg minimaal 2 golfballen per deelnemer klaar en neem daarnaast een reservevoorraad mee. Voor tees kun je rekenen op ongeveer 10 per deelnemer, afhankelijk van de baan en het wedstrijdformat.
- Wanneer moet ik catering en dieetwensen voor een golfwedstrijd regelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal deelnemers 7 tot 10 dagen vooraf door aan de catering. Controleer op de wedstrijddag of aangepaste maaltijden herkenbaar apart staan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!