Checklist pour organiser un cityrun

Un cityrun demande bien plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser la circulation, organiser les inscriptions et répartir les bénévoles avant le jour de la course. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au contrôle final du matériel. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : toilettes, chronométrage, piles de rechange, informations d’urgence et collecte des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Demander un permis à la mairie
Organiser l’assurance pour l’événement
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Réserver le chronométrage
Réserver les toilettes
Organiser la collecte des déchets
Commander les imprimés
Trier les dossards
3 personnes
Composer les kits pour bénévoles
3 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les numéros d’urgence
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les tables d’inscription
4 personnes
Placer des chaises à l'inscription
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Monter l’arche de départ
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager le point d’eau
4 personnes
Préparer les boissons d’arrivée
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Installer le point de remise des médailles
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester les radios de communication
3 personnes

Événement

Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Distribuer les numéros de départ
6 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Occuper les points de circulation
12 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Distribuer de l'eau
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Encadrer l’arrivée
6 personnes
Remettre la médaille
4 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
4 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Soutenir les premiers secours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’inscription
3 personnes
Démonter les barrières
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les gobelets
3 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Portantsqté 4
Barrières de sécuritéqté 40

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Rubans de départqté 4
Flèches de directionqté 60
Bornes kilométriquesqté 10
Ruban d'arrivée
Médaillesqté 250
Caisses empilablesqté 20
Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bacs à épongeqté 6
Blocs de podiumqté 3
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Gilets réfléchissantsqté 25
Ruban de parcoursqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Haut-parleurqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Imprimante
Ordinateurs portablesqté 2
Éclairage mobileqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 200
Gilets de sécuritéqté 25
Lampes de pocheqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Bannières sponsorsqté 8
Cônesqté 30
Ballonsqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours, la distance et les lieux de départ et d’arrivée. Faites vérifier l’itinéraire à l’avance, puis prévoyez les flèches, les bornes kilométriques, le ruban de parcours et les barrières nécessaires.
Lancez rapidement les démarches administratives : permis auprès de la mairie, assurance et plan de circulation. Ces éléments conditionnent la présence des régulateurs et doivent être confirmés avant d’ouvrir largement les inscriptions.
Ne gardez pas les bénévoles pour la dernière semaine. Recrutez-les, répartissez les postes et préparez leurs kits ; prévoyez aussi des gilets réfléchissants, des sifflets et des talkies-walkies pour les points éloignés.
Traitez les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ et imprimer la liste des participants. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis et envoyez les informations pratiques, notamment le parcours publié en ligne.
Contrôlez le matériel la veille ou l’avant-veille : chronométrage, haut-parleur, microphone, rallonges, multiprises et stations de recharge. Testez les piles de rechange et vérifiez la météo avant de finaliser l’installation des tentes, tables et points d’eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cityrun ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course en ville. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de régler l’assurance, de confirmer le plan de circulation, de recruter les bénévoles et d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il demander le permis pour un cityrun ?: Déposez la demande auprès de la mairie dès que le parcours et la distance sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Certaines validations peuvent conditionner la circulation, les barrières et la présence des régulateurs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un cityrun ?: Le nombre dépend du parcours et des carrefours, mais établissez une répartition poste par poste au moins 2 semaines avant l’événement. Ajoutez quelques personnes de réserve pour les inscriptions, le ravitaillement, l’arrivée et les imprévus.
Que faut-il vérifier la veille d’un cityrun ?: Vérifiez l’itinéraire, la météo, la liste des participants, les numéros d’urgence et tout le matériel de chronométrage et de communication. Chargez les talkies-walkies, testez le haut-parleur et prévoyez les piles de rechange avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.