Cityrun organisieren: die komplette Checkliste
Ein Cityrun braucht deutlich mehr Vorbereitung als Startnummern und eine markierte Strecke. Du musst früh klären, ob die Route genehmigt ist, wie der Verkehr umgeleitet wird und wer an jeder Kreuzung steht. Danach folgen Anmeldungen, Zeitnahme, Toiletten, Verpflegung und die Information der Teilnehmenden. Diese Checkliste bringt die 85 Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge und hilft dir, typische Engpässe vor dem Veranstaltungstag zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Genehmigung bei der Gemeinde beantragen
Versicherung für die Veranstaltung regeln
Start- und Zielort bestätigen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Route online veröffentlichen
Zeitnahme reservieren
Toiletten reservieren
Müllabholung vereinbaren
Drucksachen bestellen
Startnummern sortieren
3 Personen
Freiwilligenpakete zusammenstellen
3 Personen
Route im Voraus prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Notrufnummern ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Start- und Zielbereich markieren
4 Personen
Absperrgitter aufstellen
6 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Kilometerschilder aufstellen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Anmeldetische aufstellen
4 Personen
Stühle bei der Anmeldung aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Startbogen aufbauen
4 Personen
Zielbogen aufbauen
4 Personen
Zeitmessung installieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Wasserstation einrichten
4 Personen
Zielgetränke bereitstellen
3 Personen
Startnummern bereitlegen
3 Personen
Ausgabe der Medaillen einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kommunikationsfunkgeräte testen
3 Personen
Event
Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Startnummern ausgeben
6 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Verkehrsposten besetzen
12 Personen
Routeposten besetzen
4 Personen
Wasser verteilen
6 Personen
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
Zum Ziel begleiten
6 Personen
Medaillen verteilen
4 Personen
Zielgetränke servieren
4 Personen
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Erste-Hilfe unterstützen
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Anmeldematerialien sammeln
3 Personen
Absperrgitter abbauen
6 Personen
Wegweiser entfernen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Start- und Zielbögen abbauen
4 Personen
Sportgeräte sammeln
3 Personen
Geschirr und Becher sammeln
3 Personen
Abfall trennen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- AnmeldetischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- GarderobenständerAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 40
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 250
- SicherheitsnadelnAnz. 500
- StartbänderAnz. 4
- WegweiserAnz. 60
- KilometerschilderAnz. 10
- Ziellinie-Band
- MedaillenAnz. 250
- Stapelbare KistenAnz. 20
- KühlboxenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- SchwammbehälterAnz. 6
- BühnenblöckeAnz. 3
- StoppuhrenAnz. 6
- PfeifenAnz. 15
- WarnwestenAnz. 25
- StreckenbandAnz. 8
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadestationenAnz. 2
- Drucker
- LaptopsAnz. 2
- Mobile BeleuchtungAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- AED
- RettungsdeckenAnz. 20
- EinweghandschuheAnz. 200
- SicherheitswestenAnz. 25
- TaschenlampenAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- Startbanner
- Zielbanner
- SponsorenbannerAnz. 8
- KegelAnz. 30
- BallonsAnz. 100
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlelementeAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Route, Start und Ziel sowie dem Verkehrsplan. Genehmigungen bei der Gemeinde und die Veranstaltungsversicherung solltest du mehrere Wochen vor dem Lauf anstoßen, weil Rückfragen die Planung verzögern können.
- Plane Helfer nicht nur nach der Gesamtzahl, sondern nach Einsatzorten: Verkehrsregler, Startnummernausgabe, Strecke, Ziel und Verpflegung brauchen jeweils eine klare Einteilung und eine kurze Einweisung.
- Verschicke Teilnehmerinformationen erst, wenn Route, Startzeit, Anfahrt, Toiletten und wichtige Notrufnummern feststehen. Veröffentliche die Route online und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung.
- Prüfe die Zeitnahme, Lautsprecher, Funkgeräte und Ladestationen vorab gemeinsam. Lege Ersatzbatterien bereit und drucke Teilnehmerliste sowie Notrufnummern zusätzlich auf Papier aus, falls Technik ausfällt.
- Kontrolliere die Strecke kurz vor dem Lauf und prüfe die Wettervorhersage am Vortag erneut. Sortiere Startnummern, Freiwilligenpakete, Wegweiser und Kilometerzeichen so, dass sie am Aufbauort sofort verteilt werden können.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man einen Cityrun organisieren?
- Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Route, Genehmigung, Versicherung, Verkehrsplan, Zeitnahme und Toiletten sollten zuerst bestätigt werden; Helfer und Teilnehmerkommunikation folgen danach.
- Wie viele Helfer braucht ein Cityrun?
- Eine feste Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab. Teile Helfer mindestens auf Start, Ziel, Verpflegung, Zeitnahme und jede gesperrte oder zu sichernde Kreuzung auf; pro Einsatzort sollte eine verantwortliche Person benannt sein.
- Was muss man für die Cityrun-Strecke vorbereiten?
- Prüfe die Route vorab, stelle Wegweiser und Kilometerschilder bereit und sichere kritische Bereiche mit Absperrgittern oder Streckenband. Verkehrsregler brauchen Warnwesten, Funkgeräte oder klare Treffpunkte und eine Einweisung vor dem Start.
- Was sollte am Tag vor dem Cityrun kontrolliert werden?
- Prüfe Wetter, Route, Teilnehmerliste, Startnummern und Notrufnummern. Lade Funkgeräte und Lautsprecher, kontrolliere Ersatzbatterien und stelle Verpflegung, Toiletten sowie die Abholung der Abfälle nochmals auf die richtige Zeit ein.
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!