Cityrun organiseren: checklist en planning
Een Cityrun vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, deelnemersregistratie, tijdwaarneming en voorzieningen langs het parcours. Begin met afstand, route en start- en finishlocatie; leg daarna de planning vast voor gemeente, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en duidelijke informatie voor deelnemers en helpers. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke details vaak te laat aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Vergunning bij gemeente aanvragen
Verzekering voor evenement regelen
Start- en finishlocatie bevestigen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Route online publiceren
Tijdwaarneming reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling afspreken
Drukwerk bestellen
Startnummers sorteren
3 personen
Vrijwilligerspakketten samenstellen
3 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Noodnummers afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Start- en finishgebied markeren
4 personen
Afzethekken plaatsen
6 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Kilometerborden plaatsen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Inschrijftafels opstellen
4 personen
Stoelen bij inschrijving plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Tijdwaarneming installeren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Waterpost inrichten
4 personen
Finishdranken klaarzetten
3 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Medaille-uitgifte inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Communicatieradio's testen
3 personen
Event
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Startnummers uitgeven
6 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Startsein geven
2 personen
Verkeerspunten bemannen
12 personen
Routepost bemannen
4 personen
Water uitdelen
6 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Finish begeleiden
6 personen
Medaille uitdelen
4 personen
Finishdranken serveren
4 personen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
EHBO ondersteunen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Inschrijfmaterialen verzamelen
3 personen
Afzethekken afbouwen
6 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Start- en finishbogen afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies en bekers verzamelen
3 personen
Afval sorteren
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten controleren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inschrijftafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Garderoberekkenaantal 4
- Afzethekkenaantal 40
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Veiligheidsspeldenaantal 500
- Startlintenaantal 4
- Routepijlenaantal 60
- Kilometerbordenaantal 10
- Finishlint
- Medaillesaantal 250
- Stapelbare kratjesaantal 20
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Sponsbakkenaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 15
- Reflectievestenaantal 25
- Parcourslintaantal 8
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
- Luidsprekeraantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadstationsaantal 2
- Printer
- Laptopsaantal 2
- Mobiele verlichtingaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- AED
- Reddingsdekensaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 200
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Zaklampenaantal 8
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Startbanner
- Finishbanner
- Sponsorbannersaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Ballonnenaantal 100
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Dienbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, afstand, start en finish uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer de route daarna nog een keer op kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar routepijlen of parcourslint nodig zijn.
- Vraag de vergunning en regel de verzekering zodra route en datum vaststaan; houd minimaal 6 tot 8 weken voorbereidingstijd aan. Werk het verkeersplan uit voordat je verkeersregelaars instrueert.
- Plan per vrijwilliger een concrete plek en tijdsblok. Maak vrijwilligerspakketten met instructies, reflectievesten en een portofoon waar nodig, en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de Cityrun.
- Reserveer tijdwaarneming, toiletten en afvalinzameling niet pas na het openen van de inschrijving. Controleer 2 weken vooraf of alle reserveringen, stroompunten en contactpersonen definitief zijn.
- Sorteer startnummers en leg medailles, water, sponsbakken en finishmateriaal de dag ervoor klaar. Print op dezelfde dag ook de deelnemerslijst en noodnummers, en controleer de weersverwachting 24 uur voor de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Cityrun organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 maanden voor de Cityrun. In die periode kun je de route vastleggen, een vergunning en verzekering regelen, verkeersmaatregelen uitwerken en vrijwilligers werven.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een Cityrun aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra route, afstand en start- en finishlocatie vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, want verwerking kan langer duren als verkeersmaatregelen nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Cityrun?
- Maak de indeling op basis van het aantal kruisingen, posten en taken bij start en finish. Reken per verkeerspunt minimaal 2 personen en plan daarnaast aparte teams voor inschrijving, water, tijdwaarneming en opruimen.
- Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een Cityrun?
- Stuur de route, starttijd, bereikbaarheid, instructies en contactgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf. Verstuur een korte update 24 uur voor de start als weersomstandigheden of praktische informatie wijzigen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!