Checklist pour organiser un championnat de surf

Un championnat de surf se prépare sur plusieurs semaines, car le lieu, les autorisations, les inscriptions et la sécurité doivent être coordonnés avant de fixer le programme. Commence par définir le format et les catégories, puis organise les inscriptions et la répartition des poules. À l’approche de la compétition, vérifie la météo, les conditions de surf, les planches et les moyens de secours. Cette checklist rassemble les 86 tâches et le matériel nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Réserver le service de secours
Définir les membres du jury
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les catégories
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la compétition en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Vérifier les frais d'inscription
Établir la répartition des poules
2 personnes
Publier le programme des matchs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les conditions de surf
Informer à nouveau les participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les planches de surf
2 personnes
Trier les maillots de match
2 personnes
Imprimer les formulaires du jury
Préparer les packs participants
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Passer en revue le plan de sécurité
5 personnes
Balisage de la zone de compétition
4 personnes
Monter la tente du jury
4 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les panneaux des sponsors
3 personnes
Installer les drapeaux
3 personnes
Installer les bouées de course
3 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le comptoir des participants
2 personnes
Préparer les listes d’inscription
Installer la table du jury
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Organiser le briefing du jury
5 personnes
Donner le briefing de sécurité
6 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les maillots de match
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer la première manche
3 personnes
Encadrer les heats
6 personnes
Enregistrer les résultats de la compétition
3 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
3 personnes
Informer le public
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer les finalistes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
6 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Couper le son
2 personnes
Retirer les panneaux et les drapeaux
3 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la plage
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rincer les planches de surf
2 personnes
Faire le tour du lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les photos en toute sécurité
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Envoyer les prix aux gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables du juryqté 2
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 3
Paravents de vestiaireqté 4
Poteaux de cordon de file d’attenteqté 12

Matériel de sport

Planches de surfqté 12
Sets de leashqté 15
Maillots de compétitionqté 60
Bouées de compétitionqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 2
Siffletsqté 6
Bouées de sauvetageqté 3
Chaussures d’eauqté 6
Gilets de sauvetageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de poche étanchesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkies étanchesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pendule de matchqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Panneaux de sponsorqté 12
Drapeaux de plageqté 8
Fond de scène
Flèches de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et demande l’autorisation de compétition dès le début : prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et confirmer le service de secours.
Clôture les inscriptions avant de répartir les poules. Garde 3 à 5 jours pour vérifier les frais, recueillir les besoins alimentaires et publier le programme des matchs.
Prépare un tableau de suivi distinct pour le jury, les participants et la sécurité. Imprime les formulaires du jury et vérifie les talkies-walkies étanches, les mégaphones et les batteries externes au plus tard la veille.
Contrôle les conditions de surf deux fois : une première fois 48 heures avant, puis le matin de la compétition. Prévois une procédure claire pour informer les participants en cas de changement.
Prépare les maillots de compétition, les packs participants et les glacières la veille. Compte les planches, les leashs, les bouées et les équipements de secours avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat de surf ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir l’autorisation, confirmer les secours, ouvrir les inscriptions et publier le programme avant la compétition.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un championnat de surf ?: Clôture-les environ 7 jours avant l’événement. Il te restera ainsi 3 à 5 jours pour vérifier les paiements, répartir les poules et envoyer le programme aux participants.
Quand vérifier la météo et les conditions de surf ?: Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Les conditions peuvent modifier les horaires, l’organisation des matchs ou la décision de maintenir la compétition.
Quel matériel préparer la veille d’un championnat de surf ?: Prépare les maillots, les planches, les sets de leash, les bouées, les drapeaux, les sifflets et le matériel de communication. Teste aussi le système de sonorisation, les microphones, les talkies-walkies et les batteries externes.

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