Checklist para organizar un campeonato de surf

Un campeonato de surf necesita coordinar competición, seguridad y logística en el mismo espacio. Empieza por reservar el recinto, tramitar el permiso y contratar el servicio de salvamento antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que cerrar categorías, formato y condiciones, distribuir los heats y comunicar el horario. En los últimos días, revisa las tablas, las boyas, la equipación, los formularios del jurado y las neveras portátiles, además de confirmar la previsión y las condiciones del campo de golf.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Solicitar permiso de competición
Contratar el servicio de salvamento
Definir el jurado
Definir el formato de la competición
2 personas
Definir categorías
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la competición en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Comprobar las inscripciones
Hacer la distribución de heats
2 personas
Publicar el horario de la competición
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar las condiciones del campo de golf
Volver a informar a los participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las tablas de surf
2 personas
Clasificar las camisetas de competición
2 personas
Imprimir formularios de jurado
Preparar los kits de participantes
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Repasar el plan de seguridad
5 personas
Delimitar el área de competición
4 personas
Montar la carpa del jurado
4 personas
Montar la carpa de inscripción
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Colocar los carteles de patrocinadores
3 personas
Colgar las banderas
3 personas
Colocar los flotadores de competición
3 personas
Señalizar la salida y la meta
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el mostrador de participantes
2 personas
Preparar las listas de registro
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Hacer el briefing con el jurado
5 personas
Dar la charla de seguridad
6 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir camisetas de la competición
2 personas
Dar el discurso de apertura
Iniciar la primera ronda
3 personas
Gestionar las mangas
6 personas
Registrar los resultados de la competición
3 personas
Supervisar la seguridad en el agua
3 personas
Informar al público
Tomar fotos y vídeos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar a los finalistas
Anunciar la final
Coordinar la final
6 personas
Comprobar el resultado final
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Fotografiar a los ganadores
2 personas
Dar las gracias
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Reunir el material de competición
4 personas
Silenciar el sonido
2 personas
Retirar carteles y banderas
3 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la playa
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Enjuagar las tablas de surf
2 personas
Revisar el lugar
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar las fotos de forma segura
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Enviar los premios a los ganadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas del juradocant. 2
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 3
Biombos para vestuarioscant. 4
Postes para cintas de esperacant. 12

Material deportivo

Tablas de surfcant. 12
Sets de correascant. 15
Camisetas de competicióncant. 60
Boyas de competicióncant. 8
Banderas de salidacant. 4
Banderas de metacant. 2
Silbatoscant. 6
Boyas de rescatecant. 3
Calzado para aguacant. 6
Chalecos salvavidascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10
Linternas impermeablescant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Cargadores móvilescant. 8
Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 2
Walkie-talkies impermeablescant. 6
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Relojes de competicióncant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Jarrascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Botellas térmicascant. 4

Decoración

Carteles de patrocinadorescant. 12
Banderolas de playacant. 8
Fondo de escenario
Flechas de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de montajecant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Cepillos para fregarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Tramita el permiso de competición y reserva el recinto con varias semanas de margen: sin esa confirmación no conviene publicar la fecha ni abrir el formulario de inscripción.
Cierra el formato, las categorías y las condiciones antes de enviar invitaciones. Publica el formulario con una fecha límite clara y reserva al menos 2 días para comprobar los datos recibidos.
Haz la distribución de heats cuando la lista esté cerrada y publica el horario después de revisar nombres, categorías y posibles errores. Envía una última actualización a los participantes entre 24 y 48 horas antes.
No dejes la seguridad para el montaje: confirma el servicio de salvamento y revisa boyas de rescate, chalecos salvavidas, silbatos, megáfonos y walkie-talkies impermeables antes del día de competición.
Prepara los kits de participantes, clasifica las camisetas, imprime los formularios del jurado y carga tablets, portátiles, relojes de competición y baterías externas el día anterior. Llena las neveras portátiles justo antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campeonato de surf?: Empieza al menos 6 u 8 semanas antes para reservar el recinto, solicitar el permiso, contratar el salvamento y definir el formato. Abre las inscripciones solo cuando las condiciones de participación estén cerradas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un campeonato de surf?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para comprobar las inscripciones, hacer la distribución de heats e informar del horario definitivo.
¿Cuándo se publica el horario de los heats?: Publícalo cuando la lista de participantes esté revisada y la distribución de heats terminada, normalmente entre 24 y 48 horas antes. Envía una actualización final si cambia la previsión del tiempo o la organización.
¿Qué hay que revisar el día antes del campeonato de surf?: Comprueba las tablas, correas, boyas, banderas, camisetas y material de seguridad. También debes imprimir los formularios del jurado, preparar los kits y cargar todo el equipo electrónico antes del montaje.

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