Cérémonie d’ouverture : la checklist pour tout organiser

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Six à huit semaines avant la cérémonie, confirme la date, le lieu, les autorisations, les intervenants et le programme. Garde une version finale du planning pour l’équipe d’accueil et les prestataires.
• Au plus tard deux semaines avant, traite les inscriptions et recueille les besoins alimentaires. Le nombre de participants détermine les chaises, les tables, la vaisselle, les badges et les quantités du catering.
• Prévois un créneau technique d’au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour tester les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, le lecteur audio et chaque rallonge.
• La veille, inspecte le lieu avec le plan en main : sorties de secours, itinéraire de circulation, accès pour les personnes à mobilité réduite, emplacement de la scène et table d’inscription doivent être validés sur place.
• Le jour même, réceptionne les livraisons dès leur arrivée et refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance. Imprime le programme et prépare les badges avant l’ouverture des portes, pas pendant l’accueil des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie d’ouverture ?

Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les intervenants, le catering, le mobilier, la sonorisation et la communication.

Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?

Réserve au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer et tester les haut-parleurs, microphones, câbles, multiprises et lecteur audio. Ajoute 30 minutes si la scène ou l’espace change de configuration.

Quand envoyer les invitations à une cérémonie d’ouverture ?

Envoie les invitations environ 4 semaines avant l’événement, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant. Arrête la liste des inscrits quelques jours avant pour finaliser les badges et la restauration.

Que vérifier sur le lieu avant une cérémonie d’ouverture ?

Fais une inspection complète la veille ou au plus tard le matin même, au moins 3 heures avant l’accueil. Vérifie les sorties de secours, l’accessibilité, la circulation, les branchements, l’éclairage, le mobilier et l’emplacement des drapeaux.

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