Organiser une cérémonie d’hommage sans rien oublier

Une cérémonie d’hommage demande une coordination précise entre les personnes honorées, les intervenants, les invités et l’équipe technique. Cette checklist de 49 tâches vous guide de la préparation à l’installation de la salle. Elle couvre notamment les invitations, les inscriptions, les diplômes et récompenses, le traiteur, les discours, la présentation et l’accueil. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour avoir le temps de confirmer les noms, les besoins alimentaires et les livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des personnes honorées
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Inviter personnellement les lauréats
2 personnes
Inviter les invités
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants et l’animateur
2 personnes
Rassembler les discours et les noms
2 personnes
Commander les diplômes et les prix
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Convenir avec le photographe
Créer la liste de musique et de présentation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les prix et les diplômes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Nettoyer sommairement la salle et les toilettes
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Aménager le vestiaire et l’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Effectuer un test son et image
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Ouvrir le programme
Coordonner les cérémonies d’hommage et les discours
3 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Prendre des photos pendant la remise des prix
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 2
Table de présentation
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans filqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Porte-cartesqté 12
Mur photo

Matériel de sport

Médailleqté 30
Gobeletqté 10
Certificatqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par établir la liste définitive des personnes honorées et le programme, puis faites valider l’orthographe des noms avant de commander les certificats, médailles ou autres récompenses.
Invitez personnellement les lauréats avant d’envoyer l’invitation générale. Demandez les réponses et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la cérémonie afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Rassemblez les discours, les noms et l’ordre de passage au moins 3 jours avant l’événement. Préparez aussi la liste de musique et de présentation sur l’ordinateur portable utilisé le jour même.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le haut-parleur et le micro sans fil avant l’arrivée des invités. Prévoyez les rallonges, multiprises et batteries externes au même endroit pour éviter une installation improvisée.
Installez l’accueil, le vestiaire, les badges nominatifs et la table de présentation avant l’ouverture des portes. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifiez les diplômes et récompenses une dernière fois avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une cérémonie d’hommage ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines de préparation. Ce délai permet de confirmer la salle, les intervenants, le traiteur, le photographe et la commande des diplômes ou récompenses.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires jusqu’à 7 jours avant la cérémonie. Confirmez ensuite le nombre final et les régimes particuliers au traiteur, puis gardez une petite marge pour les derniers changements.
Quand tester le matériel de présentation ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant l’événement et refaites-le le jour même avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment le micro, le haut-parleur, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles.
Quand préparer les certificats et les récompenses ?: Commandez-les dès que la liste des personnes honorées est validée, idéalement au moins 3 semaines à l’avance. Vérifiez les noms, les quantités et l’ordre de remise avant leur installation sur la table de présentation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.