Checklist para una ceremonia de homenaje bien organizada

Una ceremonia de homenaje necesita más coordinación de la que parece: personas homenajeadas, ponentes, diplomas, catering y equipos deben encajar en el mismo horario. Empieza cerrando la lista de homenajeados y el programa, y deja confirmados con antelación el lugar, las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante los últimos días, reúne discursos, premios y presentaciones, prueba el micrófono y el proyector, y prepara la recepción. El día del acto, reserva tiempo para recibir entregas y montar la sala antes de que lleguen los invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer la lista de homenajeados
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Invitar personalmente a los homenajeados
2 personas
Invitar a los invitados
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los ponentes y al presentador
2 personas
Recopilar discursos y nombres
2 personas
Pedir diplomas y premios
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Concertar con el fotógrafo
Hacer la lista de música y presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar los premios y diplomas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar el material de presentación
2 personas
Prelimpiar la sala y los baños
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar el guardarropa y la recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Realizar la prueba de sonido e imagen
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Abrir el programa
Coordinar los homenajes y discursos
3 personas
Entregar premios y diplomas
3 personas
Tomar fotos durante la entrega
Servir aperitivos y bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 2
Mesa de presentación
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tablas para servircant. 8
Cucharonescant. 8

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Soporte de micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 80
Portatarjetascant. 12
Photowall

Material deportivo

Medallacant. 30
Tazacant. 10
Diplomacant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa al menos 7 días antes y comparte la duración de cada intervención con ponentes y presentador. Así puedes detectar huecos y evitar que la entrega de diplomas se alargue sin control.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega el número final al catering 3 días antes. Guarda también una lista de nombres para identificar rápidamente a quienes necesitan una opción especial.
Prueba portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono inalámbrico 2 horas antes del inicio. Lleva cables alargadores, regletas y baterías externas; suelen faltar justo cuando se necesita cambiar de presentación.
Comprueba diplomas, medallas y tazas el día anterior y colócalos en la mesa de presentación siguiendo el orden del programa. Prepara también las tarjetas de nombre para que la recepción no tenga que escribirlas durante la llegada.
Planifica el montaje de mesas, sillas, guardarropa, buffet y decoración con al menos 90 minutos de margen. Recibe primero las entregas, enfría las bebidas y deja libres los pasillos hacia la recepción y la zona de presentación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ceremonia de homenaje?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para establecer la lista de homenajeados, reservar el lugar y contactar con ponentes y catering. Deja la confirmación final de asistentes y dietas para 3 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una ceremonia de homenaje?: Envíalas aproximadamente 3 semanas antes e incluye la hora, el lugar y el plazo de inscripción. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para preparar tarjetas de nombre y comunicar el número definitivo al catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Reserva al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, montar la recepción, preparar la mesa de presentación y colgar la decoración. Haz la prueba de sonido y proyección 2 horas antes si el equipo técnico es esencial para el programa.
¿Cuántos micrófonos y equipos hacen falta para la ceremonia?: Como base, prepara un micrófono inalámbrico, un soporte, un altavoz, un portátil, un proyector y una pantalla de proyección. Comprueba todos los equipos el día anterior y vuelve a probarlos 2 horas antes del comienzo.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.