Ehrungszeremonie organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Ehrungszeremonie wirkt erst dann feierlich, wenn Ablauf, Auszeichnungen und Technik rechtzeitig zusammenpassen. Legen Sie zuerst die Liste der Geehrten, das Programm und die Raumaufteilung fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Reden, Urkunden, Catering und technische Proben. Am Veranstaltungstag brauchen besonders Präsentationstisch, Empfang, Garderobe, Mikrofon und Beamer einen festen Platz. Die Checkliste führt Sie durch alle 49 Aufgaben und 40 benötigten Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Liste der Geehrten festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Geehrte persönlich einladen
2 Personen
Gäste einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Referenten und Moderator bestätigen
2 Personen
Reden und Namen sammeln
2 Personen
Urkunden und Preise bestellen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Fotograf absprechen
Musik- und Präsentationsliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Preise und Urkunden überprüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
Saal und Toiletten vorreinigen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Garderobe und Empfang einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
Ton- und Bildtest durchführen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
Gäste empfangen
4 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Programm öffnen
Ehrungen und Reden begleiten
3 Personen
Preise und Urkunden überreichen
3 Personen
Fotos während der Preisverleihung machen
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Saal und Toiletten reinigen
3 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- GarderobenständerAnz. 2
- Präsentationstisch
- BuffetischeAnz. 3
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierbretterAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Mikrofonständer
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 80
- KartenständerAnz. 12
- Fotowand
Sportmaterial
- MedailleAnz. 30
- BecherAnz. 10
- UrkundeAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätigen Sie die Liste der Geehrten spätestens 4 Wochen vorher. Namen und Anreden müssen anschließend in Einladungen, Urkunden, Präsentation und Namensschildern identisch sein.
- Planen Sie für jede Ehrung mindestens 3 bis 5 Minuten ein. Sammeln Sie Reden und Namen spätestens 7 Tage vor der Zeremonie, damit Moderation und Präsentation zusammenpassen.
- Bestellen Sie Urkunden, Medaillen oder andere Preise mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Prüfen Sie jede Auszeichnung nach der Lieferung anhand der finalen Liste und legen Sie sie in der Reihenfolge des Programms bereit.
- Testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon mindestens 2 Stunden vor Beginn. Halten Sie ein Verlängerungskabel und geladene Powerbanks als Reserve bereit.
- Klären Sie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher mit dem Catering. Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und richten Sie Empfang, Garderobe, Präsentationstisch sowie Buffet getrennt ein, damit sich die Gäste nicht stauen.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Planung einer Ehrungszeremonie?
- Rechnen Sie mit 4 bis 6 Wochen Vorlauf. In dieser Zeit lassen sich Geehrte bestätigen, Einladungen verschicken, Catering buchen sowie Urkunden und Preise rechtzeitig bestellen.
- Wann soll man die Gäste zu einer Ehrungszeremonie einladen?
- Versenden Sie die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setzen Sie die Rückmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Sitzplätze, Namensschilder, Catering und Ernährungswünsche anzupassen.
- Wie viel Zeit sollte man pro Ehrung einplanen?
- Planen Sie pro Person etwa 3 bis 5 Minuten für Aufruf, Übergabe, Foto und Applaus ein. Bei 20 Geehrten benötigen allein die Auszeichnungen damit ungefähr 60 bis 100 Minuten.
- Wann muss die Technik für die Ehrungszeremonie getestet werden?
- Führen Sie einen vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfen Sie dabei Präsentation, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Kabel und Ersatzakkus nicht nur einzeln, sondern im geplanten Ablauf.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!