Checklist pour organiser une célébration de Pâques

Une célébration de Pâques réussie se prépare par étapes, surtout si elle réunit des familles, des bénévoles et plusieurs activités. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces disponibles, puis avancez vers les inscriptions, les repas et la logistique. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour la chasse au trésor, le récit de Pâques, la musique et les décorations. Cette checklist vous aide à ne rien laisser au dernier moment, des invitations au rangement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les espaces et le terrain
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Sélectionner les activités de Pâques
2 personnes
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
Préparer le récit de Pâques
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des allergènes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des cartes de chasse au trésor
2 personnes
Créer des décorations de Pâques
4 personnes
Acheter des petits prix pour les jeux
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Faire cuire et refroidir les œufs
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Trier le matériel de chasse au trésor
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer l’alternative en extérieur
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Préparer le matériel de scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher la décoration de Pâques
4 personnes
Installer les postes de chasse au trésor
4 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Rafraîchir les en-cas et les boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Dresser le buffet
4 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Présenter l’histoire de Pâques
2 personnes
Animer les chants de Pâques
2 personnes
Expliquer la chasse au trésor
2 personnes
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
Animer les manches du jeu
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Distribuer les œufs de Pâques
3 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler le matériel de chasse au trésor
4 personnes
Nettoyer les sols et les toilettes
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Table d'information
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 6
Paravents de vestiaireqté 2
Éléments de podiumqté 4
Pupitre de présentation
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 80
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cafetièreqté 4
Théièresqté 4
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Carafes d’eauqté 12
Planches à découper pour le painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de serviettesqté 8
Plaques de cuissonqté 4
Grandes marmitesqté 4
Thermomètresqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte Bluetooth
Tentes de réceptionqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Piles rechargeablesqté 12
Chargeurs de batterieqté 4

Décoration

Branches de Pâquesqté 8
Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
Guirlandes de Pâquesqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Bougies LEDqté 24
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Décorations de tableqté 12
Couronne de Pâquesqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 120
Cartes de numéros de tableqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Témoins de relaisqté 8
Paniersqté 12
Craieqté 12
Rubans pour chasse au trésorqté 50
Paniers de Pâquesqté 30
Cartes de poinçonnageqté 120
Stylosqté 30
Étiquettes de prixqté 40

Catering

Courses

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Gants de travailqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Conseils

Fixez la date et le déroulé au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de réserver les tables, les chaises, la sonorisation et le matériel nécessaire aux activités.
Envoyez les invitations avant de commander le repas. Donnez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant la célébration afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Prévoyez un responsable pour chaque activité et répartissez les bénévoles au moins une semaine avant. La chasse au trésor, le buffet, l’accueil et le rangement ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
Préparez la chasse au trésor plusieurs jours avant, puis triez les cartes, les indices et les petits prix dans des contenants séparés. Le jour même, vous gagnerez du temps et éviterez les oublis sur le terrain.
Traitez les produits frais et les œufs en dernier : faites cuire et refroidir les œufs, récupérez les aliments frais et préparez le pain et les garnitures le jour même ou la veille, selon les règles de conservation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Pâques ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement pour finaliser les quantités et le repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une célébration de Pâques ?: Comptez environ 4 à 6 semaines pour une célébration avec repas, activités et bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, imprimer le déroulé et vérifier le matériel.
Quand préparer une chasse au trésor de Pâques ?: Préparez les cartes, les indices et les petits prix au moins 3 à 5 jours avant. Faites un repérage du terrain la veille afin de vérifier que chaque étape est accessible et bien identifiée.
Quand commander le repas pour une célébration de Pâques ?: Passez la commande traiteur après la clôture des inscriptions, généralement 10 à 14 jours avant. Contrôlez ensuite la liste des allergènes et confirmez les quantités quelques jours avant la livraison.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.