Checklist para organizar tu celebración de Pascua

Una celebración de Pascua combina comida, actividades y bastante material, por lo que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza fijando la fecha, el programa y el espacio; después cierra reservas, invitaciones, inscripciones y voluntarios. Durante la última semana se concentran el catering, las compras, la decoración y la preparación de la búsqueda del tesoro. Esta checklist reúne 75 tareas y 94 artículos para que puedas revisar cada detalle en orden.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Revisar los espacios y el recinto
2 personas
Hacer reservas de material
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Seleccionar actividades de Pascua
2 personas
Diseñar la búsqueda del tesoro
2 personas
Preparar el relato de Pascua
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Comprobar la lista de alérgenos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear las tarjetas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Crear decoración de Pascua
4 personas
Comprar premios para juegos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
Hervir y enfriar los huevos
3 personas
Preparar el pan y los acompañamientos
3 personas
Clasificar el material de la búsqueda del tesoro
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar alternativa para exteriores
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colocar mesas de buffet
3 personas
Preparar el material del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración de Pascua
4 personas
Colocar los puestos de la búsqueda del tesoro
4 personas
Preparar el material de juego
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Enfriar los aperitivos y las bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el bufé
4 personas
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Presentar la historia de Pascua
2 personas
Acompañar los villancicos de Pascua
2 personas
Explicar la búsqueda del tesoro
2 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
6 personas
Guiar las rondas del juego
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir el bufé
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Repartir huevos de Pascua
3 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Reunir material para la búsqueda del tesoro
4 personas
Limpiar suelos y baños
4 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de información
Percheroscant. 4
Papeleracant. 6
Biombos para vestuarioscant. 2
Piezas de escenariocant. 4
Atril para presentaciones
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Tazascant. 80
Tenedorescant. 110
Cuchilloscant. 110
Cucharascant. 110
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 4
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 8
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortar para pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Guantes de hornocant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de servilletascant. 8
Placas de cocinacant. 4
Ollas grandescant. 4
Termómetroscant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz Bluetooth
Carpas de fiestacant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Baterías recargablescant. 12
Cargadores de bateríascant. 4

Decoración

Ramas de Pascuacant. 8
Huevos de Pascua de plásticocant. 100
Guirnaldas de Pascuacant. 12
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Velas LEDcant. 24
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Decoraciones de mesacant. 12
Corona de Pascuacant. 2
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Tarjetas con números de mesacant. 12

Material deportivo

Conoscant. 30
Aroscant. 8
Pelotas blandascant. 12
Testigos de relevocant. 8
Cestascant. 12
Tizacant. 12
Cintas para la búsqueda del tesorocant. 50
Cestas de Pascuacant. 30
Tarjetas de selloscant. 120
Bolígrafoscant. 30
Etiquetas de preciocant. 40

Catering

Compras

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Linternascant. 8

Limpieza

Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Consejos

Cierra el programa y revisa el recinto con al menos 4 semanas de antelación: así puedes reservar mesas, sillas, mesas de buffet, percheros y equipo de sonido antes de preparar las invitaciones.
Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción. Recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas y las alergias para entregar al catering una lista completa.
Asigna voluntarios al menos 2 semanas antes y entrega un plan de trabajo impreso. Reparte funciones concretas para la mesa de información, el buffet, la búsqueda del tesoro y el programa musical.
Prepara las tarjetas de nombre y las tarjetas de la búsqueda del tesoro durante la semana anterior. Clasifica el material por actividad y comprueba que cada equipo tenga sus pistas, premios y utensilios.
Hierve y enfría los huevos el día anterior, y recoge los productos frescos lo más tarde posible. Antes de abrir, revisa vajilla, vasos, tazas, bandejas, pinzas, termos y recipientes para mantener la comida caliente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Pascua?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el espacio y el material al principio, envía las invitaciones 3 o 4 semanas antes y deja la última semana para compras, decoración y preparativos.
¿Cuándo debo pedir el catering para Pascua?: Haz el pedido cuando cierre el plazo de inscripción, normalmente entre 10 y 14 días antes. Entrega al proveedor el número confirmado de personas y la lista de alergias y preferencias dietéticas.
¿Cuándo se preparan los huevos para una celebración de Pascua?: Hierve los huevos el día anterior y enfríalos antes de guardarlos. Comprueba el estado y la cantidad durante el montaje, antes de repartirlos entre las actividades o servirlos.
¿Cuánto tiempo antes preparo una búsqueda del tesoro de Pascua?: Diseña el recorrido y las pistas al menos 2 semanas antes. Imprime las tarjetas durante la semana anterior, compra los premios y clasifica todo el material por equipo el día anterior.

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