Camp scientifique : la checklist d’organisation
Un camp scientifique demande plus qu’une série d’expériences intéressantes. Il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, les groupes, le matériel et les règles de sécurité dans le bon ordre. Commence par fixer la date, le programme et les espaces, puis avance vers les participants et les essais. La dernière semaine sert surtout à tester les installations, compter les supports et préparer les informations d’urgence. Cette checklist te permet de suivre les étapes sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Sélectionner les essais de recherche
2 personnes
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
Rédiger l'autorisation de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
Finaliser le déroulé
2 personnes
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Compter les supports de test
2 personnes
Tester les installations d’essai
3 personnes
Préparer la présentation
Préparer la musique et le quiz
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les informations d’urgence
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Installer la cuisine et le buffet
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Événement
Encadrer l'accueil
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le programme et les règles
2 personnes
Répartir les équipes
3 personnes
Encadrer l’épreuve d’introduction
4 personnes
Encadrer les stations scientifiques
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
Nettoyer les mains et les tables de travail
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Présenter l'épreuve du soir
3 personnes
Animer l'activité d'observation des étoiles
5 personnes
Animer les manches du quiz
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Organiser la prise en charge des participants
3 personnes
Enregistrer le départ
2 personnes
Suivi
Trier les échantillons
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Désinfecter les tables de travail
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers
Supprimer les informations des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 2
- Table d'inscription
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Vidéoprojecteur
- Écran de projecteur
- Haut-parleur
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 8
- Balances numériquesqté 4
- Chronomètresqté 8
- Lampes de pocheqté 12
- Thermomètresqté 8
- Loupesqté 12
- Jumellesqté 8
- Sets de boussolesqté 8
- Trépiedsqté 8
- Lunettes de sécuritéqté 50
- Blouses de laboratoireqté 45
- Tubes à essaiqté 50
- Porte-éprouvettesqté 8
- Pipettes en plastiqueqté 100
- Éprouvettes graduéesqté 12
- Entonnoirs en plastiqueqté 12
- Boîtes de Petriqté 40
- Aimantsqté 30
- Pinces crocodilesqté 30
- Guirlandes LEDqté 30
- Porte-pilesqté 15
- Bobines de fil de cuivreqté 8
- Piles AAqté 40
- Miroirsqté 8
- Gobelets en plastique pour les dégustationsqté 100
- Pics à brochettesqté 200
- Ballonsqté 100
- Rouleaux de cordeqté 8
- Lots d’entonnoirsqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 8
- Cuillères doseusesqté 8
- Louchesqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Bouilloiresqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 30
- Plateauxqté 4
Matériel de sport
- Cônesqté 20
- Cerceauxqté 8
- Balles souplesqté 8
Décoration
- Badges nominatifsqté 55
- Porte-badgesqté 55
- Nappe coloréeqté 10
- Autocollants rondsqté 200
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes d'extérieurqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Épongesqté 12
- Chiffons microfibresqté 20
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Teste chaque installation d’essai au moins 7 jours avant le camp, avec les mêmes balances, chronomètres, thermomètres et autres instruments que ceux prévus le jour J. Note aussi la durée réelle de chaque expérience.
- Ne commande pas le matériel uniquement en fonction du nombre d’inscrits : compte les supports par groupe et prévois une marge pour les essais ratés ou le remplacement d’un élément manquant.
- Centralise les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et les autorisations de participation avant de répartir les groupes. Fais une dernière vérification des informations au plus tard 48 heures avant l’accueil.
- Prépare le déroulé minute par minute pour les changements d’activité, notamment lorsqu’il faut déplacer les participants entre les tables, les ordinateurs et les espaces d’essai. Ajoute au moins 10 minutes de battement sur une demi-journée.
- Le matin du camp, contrôle les rallonges, multiprises, câbles de recharge, vidéoprojecteur, écran, haut-parleur et microphone avant l’arrivée des participants. Vérifie également les toilettes, la table d’inscription et les informations d’urgence affichées.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp scientifique ?
- Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant le camp afin d’avoir le temps de former les groupes et de recueillir les besoins alimentaires.
- Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir pour un camp scientifique ?
- Prévois au minimum un accompagnateur par groupe, puis ajuste selon l’âge des participants, le nombre d’expériences et les risques identifiés. Finalise la répartition au moins 7 jours avant l’événement pour que chacun connaisse son espace et ses responsabilités.
- Quand vérifier le matériel d’un camp scientifique ?
- Fais un premier comptage 10 à 14 jours avant, puis un test complet des installations 7 jours avant. Effectue enfin un contrôle sur place le jour précédent, notamment pour les équipements électriques, les lunettes de sécurité et les blouses de laboratoire.
- Que préparer la veille d’un camp scientifique ?
- Achemine le matériel, installe les tables et les espaces d’essai, imprime la liste des participants et prépare les informations d’urgence. Garde les produits frais dans les glacières jusqu’au dernier moment et réserve au moins 60 minutes à la vérification finale du lieu.
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