Wetenschapskamp organiseren: checklist en planning
Een wetenschapskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen proefjes en materialen klaarzetten. Je regelt tegelijk deelnemers, begeleiders, veiligheid, werkruimtes, techniek en eten. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar geteste proefopstellingen en een compleet draaiboek. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer vastlegt, zodat ontbrekende toestemmingen, noodinformatie of kabels niet pas op de kampdag opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Onderzoeksproeven selecteren
2 personen
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
Toestemming voor deelname opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Begeleiders inplannen
2 personen
Draaiboek afronden
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Proefmaterialen tellen
2 personen
Proefopstellingen testen
3 personen
Presentatie voorbereiden
Muziek en quiz klaarzetten
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Koelverse boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Noodinformatie klaarleggen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Proefstations inrichten
4 personen
Keuken en buffet inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Event
Inloop begeleiden
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en regels uitleggen
2 personen
Teams indelen
3 personen
Introductieproef begeleiden
4 personen
Wetenschapsstations begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
Handen en werktafels reinigen
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondproef demonstreren
3 personen
Sterrenkijkactiviteit begeleiden
5 personen
Quizrondes begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Ophalen van deelnemers regelen
3 personen
Vertrek registreren
2 personen
Nazorg
Proefmaterialen sorteren
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Werktafels desinfecteren
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto's en bestanden archiveren
Deelnemersinformatie verwijderen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 2
- Registratietafel
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Beamer
- Beamerdoek
- Luidspreker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
- Digitale weegschalenaantal 4
- Stopwatchesaantal 8
- Zaklampenaantal 12
- Thermometersaantal 8
- Vergrootglazenaantal 12
- Verrekijkersaantal 8
- Kompassetsaantal 8
- Statievenaantal 8
- Veiligheidsbrillenaantal 50
- Labjassenaantal 45
- Reageerbuizenaantal 50
- Reageerbuisrekkenaantal 8
- Plastic pipettenaantal 100
- Maatcilindersaantal 12
- Plastic trechtersaantal 12
- Petri schalenaantal 40
- Magnetenaantal 30
- Krokodillenklemmenaantal 30
- LED-lampjesaantal 30
- Batterijhoudersaantal 15
- Koperdraadrollenaantal 8
- Batterijen AAaantal 40
- Spiegelsaantal 8
- Plastic bekers voor proevenaantal 100
- Satéprikkersaantal 200
- Ballonnenaantal 100
- Touwrollenaantal 8
- Trechtersetsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 8
- Maatlepelsaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Waterkokersaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 30
- Dienbladenaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 20
- Hoepelsaantal 8
- Zachte ballenaantal 8
Decoratie
- Naambadgesaantal 55
- Badgehoudersaantal 55
- Gekleurd tafellinnenaantal 10
- Ronde stickersaantal 200
- Krijtbordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
- Buitenlampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de veiligheidscontrole zodra je de onderzoeksproeven hebt geselecteerd. Noteer per proef welke veiligheidsbrillen, labjassen en andere beschermingsmiddelen nodig zijn en test de opstelling vóór de deelnemers komen.
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk bij de aanmelding. Controleer de gegevens daarna nog één keer op de deelnemerslijst en leg de noodinformatie op een vaste plek bij de registratie klaar.
- Tel proefmaterialen per deelnemersgroep, niet alleen per activiteit. Zo ontdek je vóór het vervoer of er bijvoorbeeld genoeg digitale weegschalen, stopwatches, thermometers en maatbekers zijn voor alle tafels.
- Test laptops, beamer, microfoon en luidspreker op de locatie met de aanwezige verlengkabels en stekkerdozen. Controleer dit minstens één dag vooraf; een presentatie die thuis werkt, werkt niet automatisch in de kampzaal.
- Maak het draaiboek met vaste tijden voor ontvangst, groepswissels, pauzes en opruimen. Print de deelnemerslijst en werkbladen op de laatste werkdag, zodat wijzigingen op de kampdag beperkt blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een wetenschapskamp organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en begeleiders. Plan de proefselectie en veiligheidscontrole daarna binnen de eerste 2 weken, zodat je op tijd ontbrekende materialen kunt regelen.
- Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een wetenschapskamp?
- Controleer elke proef afzonderlijk en leg per opstelling risico’s, toezicht en beschermingsmiddelen vast. Doe de volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en houd noodinformatie, noodcontacten en een actuele deelnemerslijst op de locatie bij de hand.
- Wanneer moet ik deelnemers voor een wetenschapskamp aanmelden?
- Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma op hoofdlijnen vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de start, zodat je groepen, dieetwensen, noodcontacten en begeleiders definitief kunt indelen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een wetenschapskamp klaar te zetten?
- Reserveer op de kampdag minimaal 2 uur voor het controleren van ruimtes, toiletten, registratie, proefopstellingen, materialen en techniek. Breng houdbare materialen en apparatuur liefst de dag ervoor en koelverse boodschappen zo laat mogelijk.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!