Checklist pour organiser un Camp de Pâques

Un Camp de Pâques de trois jours demande une préparation répartie sur plusieurs semaines. Il faut coordonner le lieu de nuit, le transport, les inscriptions, les repas et la répartition des couchages avant l’arrivée du groupe. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, puis de l’installation et de l’accueil sur place. Elle aide aussi à ne pas oublier les informations d’urgence, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire aux activités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
Réserver l'espace de nuit
Prévoir le transport des participants
2 personnes
Établir un programme sur trois jours
3 personnes
Enregistrer les accompagnateurs et les coordonnées
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les coordonnées et les numéros d’urgence
2 personnes
Établir la répartition des chambres et des tentes
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Planifier les repas et les courses
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Créer des décorations de Pâques
3 personnes
Commander les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Préparer les repas
3 personnes
Préparer les cartons d’emballage par activité
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes et les couchages
5 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
Expliquer le règlement intérieur et le programme
3 personnes
Animer le jeu de présentation
4 personnes
Servir la boisson de l'après-midi
2 personnes
Encadrer le jeu en plein air
5 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le quiz de Pâques
3 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Distribuer la collation du soir
2 personnes
Encadrer le brossage des dents et le coucher
4 personnes
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Encadrer la gymnastique matinale
3 personnes
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
6 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Encadrer les activités de l’après-midi
6 personnes
Animer la soirée feu de camp
5 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
Encadrer la clôture du camp
3 personnes
Démonter les couchages
5 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Trier les matériaux
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine et l’espace repas
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rendre le lieu impeccable
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Porte-manteauxqté 4
Bacs de rangementqté 12
Tentesqté 10
Matelas de couchageqté 48
Coussinsqté 48
Couverturesqté 48

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 70
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Casserolesqté 4
Planches à découperqté 4
Cuisses de pouletqté 4
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Décoration

Drapeaux de Pâquesqté 4
Nappes de Pâquesqté 8
Rubans colorésqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de korfballqté 4
Frisbeesqté 6
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Masquesqté 12
Cuillères à œufsqté 20
Œufs en plastiqueqté 80
Œufs de Pâquesqté 100
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis réserve immédiatement l’espace de nuit et vérifie les conditions d’accès. Sans cette étape, le transport et la répartition des chambres restent impossibles à finaliser.
Demande les inscriptions, coordonnées, numéros d’urgence et besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le départ. Utilise ces informations pour répartir les participants dans les chambres ou les tentes et adapter les repas.
Prépare un programme détaillé pour les trois jours, avec une activité de remplacement en cas de pluie. Regroupe le matériel par activité dans des cartons séparés afin de gagner du temps lors de l’installation.
Planifie les courses en distinguant les produits secs, les produits frais et les repas à préparer sur place. Vérifie les produits frais le jour de la récupération et garde-les dans des glacières jusqu’au rangement en cuisine.
Prévois l’ouverture du lieu plusieurs heures avant l’arrivée du groupe. Installe la table d’accueil, les couchages, les tentes et les porte-manteaux, puis organise le transport des bagages vers les dortoirs dès l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Camp de Pâques ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant le camp. Réserve le lieu et le transport en premier, puis lance les inscriptions et construis le programme des trois jours.
Quand demander les informations alimentaires et les numéros d’urgence ?: Demande-les au moment de l’inscription et fixe une date de clôture environ 10 jours avant le départ. Prévois ensuite un récapitulatif séparé pour l’équipe d’accompagnement.
Combien de temps prévoir pour installer un Camp de Pâques ?: Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée des participants pour ouvrir le lieu, installer les couchages, monter les tentes et préparer l’accueil. Ajoute du temps si le matériel doit être transporté sur une longue distance.
Comment organiser les repas d’un camp de trois jours ?: Établis le menu au moins 7 jours à l’avance et adapte les quantités au nombre final d’inscrits. Fais les achats en deux temps si nécessaire : produits non périssables quelques jours avant, produits frais le jour de leur utilisation.

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