Jeugdkamp organiseren: checklist en planning

Een jeugdkamp vraagt om meer dan tenten en een programma. Je regelt vooraf toestemming, medische gegevens, noodcontacten, vervoer en een duidelijke taakverdeling voor begeleiders. Daarna volgen de kampeerinventaris, maaltijden, boodschappen en informatie voor deelnemers. Gebruik deze checklist om het kamp stap voor stap voor te bereiden en sluit af met een vaste vertrekcontrole, zodat slaapmateriaal, koelboxen, deelnemersmappen en persoonlijke spullen niet op locatie achterblijven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en kampeerterrein vastleggen
Toestemming en contactgegevens verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Vervoer naar locatie regelen
2 personen
Reservering kampeerterrein bevestigen
Begeleidersrooster maken
2 personen
Programma per kampdag uitwerken
3 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Kampeermateriaal inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
Maaltijden en porties plannen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen inpakken
4 personen
Deelnemersmappen klaarleggen
2 personen
Vertrekcontrole uitvoeren
3 personen
Materiaal naar locatie vervoeren
4 personen
Kampeerterrein inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Slaapplekken inrichten
4 personen
Keuken en eetplaats opbouwen
4 personen
Activiteitenterrein markeren
3 personen
Inschrijving en ontvangst klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Bagage naar tenten begeleiden
4 personen
Kampregels uitleggen
3 personen
Terrein en nooduitgangen tonen
3 personen
Welkomstspel begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Avondhap uitdelen
2 personen
Tandenpoetsen en bedtijd begeleiden
4 personen
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
Ontbijt bereiden
4 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Ochtendronde en tenten controleren
3 personen
Kampterrein schoonmaken
5 personen
Sportactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch bereiden
4 personen
Lunch serveren
3 personen
Lunchtafels afruimen
3 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Vrije activiteiten begeleiden
4 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
4 personen
Kampvuurplek veilig inrichten
3 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
4 personen
Avonddrankjes en snacks uitdelen
2 personen
Bedtijd begeleiden
4 personen
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
Ontbijt bereiden
4 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Tenten leegmaken
5 personen
Koffers en slaapmateriaal verzamelen
4 personen
Slotactiviteit begeleiden
5 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Keuken en eetplaats afbreken
4 personen
Terrein afvalvrij maken
6 personen
Bagage en materiaal laden
5 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Terrein opleveren
2 personen
Materiaal uitladen
4 personen
Kampeermateriaal laten drogen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materiaal schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Kamperen

Tenten voor deelnemersaantal 12
Begeleiderstentenaantal 4
Luchtbeddenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Kussensaantal 45
Grondzeilenaantal 16
Haringenaantal 120
Hameraantal 6
Touwaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Bordenaantal 55
Kommetjesaantal 55
Bekersaantal 55
Besteksetsaantal 55
Snijplankenaantal 6

Keuken

Kooktoestellenaantal 4
Gasflessenaantal 6
Grote pannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Kooklepelsaantal 8
Messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Waterjerrycansaantal 8
Werktafelsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Volleybalnet
Tennisballenaantal 12
Pionnenaantal 30
Touwenaantal 10
Veldmarkeringaantal 2

Activiteiten

Zaklampenaantal 12
Kompasaantal 8
Fluitjesaantal 8
Kaarten van omgevingaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zakmesaantal 2
Reflectiehesjesaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Vervoer

Transportkrattenaantal 20
Bagagelabelsaantal 50

Tips

Leg datum en kampeerterrein eerst vast en bevestig de reservering later nogmaals. Controleer uiterlijk één week voor vertrek of de boeking, aankomsttijd en contactpersoon nog kloppen.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten in één deelnemerslijst. Controleer die gegevens minstens 3 dagen voor vertrek, zodat begeleiders met een actuele lijst vertrekken.
Maak per kampdag een programma én een begeleidersrooster. Plan per activiteit minimaal één verantwoordelijke begeleider en controleer vooraf of het benodigde materiaal, zoals voetballen, compleet is.
Plan maaltijden per eetmoment en maak porties op basis van het definitieve aantal deelnemers en begeleiders. Sorteer houdbare boodschappen vooraf en vul koelboxen pas vlak voor vertrek met verse producten.
Doe de vertrekcontrole met een vaste lijst en minstens twee personen. Loop tenten, slaapzakken, luchtbedden, grondzeilen, kookmateriaal, waterjerrycans en deelnemersmappen afzonderlijk na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdkamp organiseren?: Leg datum en kampeerterrein bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra toestemming, locatie en globale kampdata geregeld zijn; verwerk de definitieve gegevens uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Welke gegevens moet ik voor een jeugdkamp verzamelen?: Vraag per deelnemer naam, contactgegevens, dieetwensen, medische informatie en minimaal één noodcontact op. Controleer de lijst 3 dagen voor vertrek en bewaar een kopie in de deelnemersmappen en bij de hoofdbegeleider.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een jeugdkamp?: Dat hangt af van leeftijd, groepsgrootte en activiteiten, maar maak voor elke kampdag een rooster met minimaal één verantwoordelijke per activiteit. Zorg daarnaast dat er tijdens vervoer en slapen altijd een aangewezen aanspreekpunt aanwezig is.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een jeugdkamp doen?: Koop houdbare producten 1 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten zo kort mogelijk voor vertrek. Sorteer alles per maaltijd, vul de koelboxen vlak voor vertrek en controleer dezelfde dag de maaltijden en porties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.