Organiser un camp d’introduction sans rien oublier

Un camp d’introduction demande de coordonner les inscriptions, les chambres, les groupes, les repas et les transports avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 69 tâches et 74 fournitures suit le déroulement du projet, de la réservation du lieu à l’installation sur place. Tu y trouveras aussi les points souvent traités trop tard : allergies, contacts d’urgence, répartition des dortoirs et matériel étiqueté. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement chaque semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Vérifier les coordonnées
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Établir le plan des chambres
3 personnes
Faire la répartition des groupes
3 personnes
Clôturer le programme
3 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Répartir les transports
2 personnes
Préparer les activités
4 personnes
Créer la playlist musicale
2 personnes
Établir la liste de courses
3 personnes
Signaler les allergies
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Étiqueter le matériel
3 personnes
Conserver les aliments au frais
3 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier le lieu
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Préparer les dortoirs
5 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les activités
5 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
5 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les clés et les chambres
3 personnes
Animer le programme de bienvenue
4 personnes
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
Monter le buffet
5 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer l’activité du soir
6 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
5 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Présenter le programme de la journée
3 personnes
Animer le team building
8 personnes
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
Encadrer l’activité en extérieur
8 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Accompagner les temps libres
4 personnes
Préparer le dîner
6 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Encadrer la soirée de fête
6 personnes
Préparer le petit-déjeuner
5 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Vérifier les chambres
4 personnes
Rassembler les bagages
3 personnes
Animer l’activité de clôture
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
Accompagner les départs
5 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les objets trouvés
2 personnes
Informer les participants des objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12
Matelas de couchageqté 100
Couverturesqté 100
Coussinsqté 100
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 4
Plaques de cuisson portablesqté 4
Bouteilles de gazqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 4
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 10
Tableaux blancsqté 4
Marqueursqté 20
Batteries externesqté 6
Lampes de pocheqté 20
Mégaphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 120
Étiquettes nominativesqté 120

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Cordeqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 4
Corde de tir à la corde
Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Masquesqté 20
Pistolets à eauqté 20

Catering

Courses
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 100
Mugs isothermesqté 40
Lunch-boxqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20
Pains de glaceqté 40
Pichetsqté 20

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Gants en caoutchoucqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, les conditions de transport et la capacité de couchage dès l’invitation.
Demande les allergies, besoins alimentaires et contacts d’urgence au moment de l’inscription, puis vérifie les coordonnées avant de clôturer la liste. Une information manquante est plus difficile à récupérer la veille du départ.
Établis le plan des chambres et la répartition des groupes avant de finaliser le programme. Prépare une version imprimée pour l’accueil et une version réservée à l’équipe avec les informations sensibles.
Termine les réservations et les transports avant les derniers achats. Pour le matériel de cuisine et de service, compte les assiettes, bols et gobelets pour chaque participant, puis ajoute une marge de 10 %.
Prépare l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée prévue : tables, chaises, listes, dortoirs, matériel étiqueté et informations pratiques doivent être accessibles sans ouvrir toutes les caisses.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp d’introduction ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et les modalités d’inscription sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le camp. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le départ pour traiter les repas, les groupes et les transports.
Combien de temps avant faut-il clôturer le programme ?: Clôture le programme 7 à 10 jours avant le camp, après avoir vérifié les réservations et les besoins des participants. Garde une version courte pour les participants et un déroulé détaillé pour l’équipe.
Quand préparer le plan des chambres et les groupes ?: Prépare une première répartition environ 2 semaines avant l’arrivée, puis ajuste-la après la clôture des inscriptions. Vérifie une dernière fois les changements au plus tard 48 heures avant l’installation.
Que faut-il vérifier la veille d’un camp d’introduction ?: Vérifie le lieu, les dortoirs, les réservations, les transports, les allergies signalées et les contacts d’urgence. Regroupe et étiquette le matériel, conserve les aliments au frais et charge les câbles et équipements au moins la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.