Checklist para organizar tu campamento de introducción

Un campamento de introducción necesita más coordinación que una simple jornada de bienvenida. Antes de enviar las invitaciones, tendrás que cerrar la fecha y el lugar, preparar el registro y prever transporte, habitaciones y grupos. Durante las semanas previas conviene confirmar reservas, recopilar alergias y contactos de emergencia y terminar el programa. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento, como etiquetar materiales, refrigerar alimentos y montar la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Abrir el registro de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Comprobar datos de contacto
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
2 personas
Crear la distribución de las habitaciones
3 personas
Hacer la distribución de grupos
3 personas
Finalizar el programa
3 personas
Confirmar las reservas
2 personas
Organizar el transporte
2 personas
Preparar las actividades
4 personas
Crear lista de reproducción
2 personas
Elaborar la lista de la compra
3 personas
Marcar alergias
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Reunir los materiales
4 personas
Etiquetar los materiales
3 personas
Guardar los alimentos en frío
3 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Comprobar el lugar
3 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Preparar los dormitorios
5 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las actividades
5 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Informar al equipo de bienvenida
4 personas

Evento

Recepción de participantes
5 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir llaves y habitaciones
3 personas
Realizar el programa de bienvenida
4 personas
Dirigir juegos de presentación
6 personas
Montar el buffet
5 personas
Servir la cena
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la actividad nocturna
6 personas
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
Asignar vigilancia nocturna
2 personas
Preparar el desayuno
5 personas
Servir el desayuno
5 personas
Explicar el programa del día
3 personas
Coordinar el team building
8 personas
Repartir los almuerzos
4 personas
Guiar actividad al aire libre
8 personas
Reponer los puntos de agua
2 personas
Guiar el tiempo libre
4 personas
Preparar la cena
6 personas
Servir la cena
6 personas
Dirigir la velada festiva
6 personas
Preparar el desayuno
5 personas
Servir el desayuno
5 personas
Revisar habitaciones
4 personas
Recoger el equipaje
3 personas
Acompañar la actividad final
5 personas
Repartir los almuerzos
4 personas
Coordinar la despedida y la salida
5 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
2 personas
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Colchonetascant. 100
Mantascant. 100
Cojinescant. 100
Percheroscant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 8
Teterascant. 4
Placas de cocción portátilescant. 4
Botellas de gascant. 4

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 4
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 10
Pizarras blancascant. 4
Rotuladorescant. 20
Baterías externascant. 6
Linternascant. 20
Megáfono
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 120
Pegatinas con nombrecant. 120

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 8
Cuerdacant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Red de voleibol
Balones de voleibolcant. 4
Cuerda para tira y afloja
Conoscant. 30
Aroscant. 10
Antifacescant. 20
Pistolas de aguacant. 20

Catering

Compras
Botellas de agua reutilizablescant. 100
Vasos térmicoscant. 40
Cajas de almuerzocant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20
Acumuladores de fríocant. 40
Jarrascant. 20

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Guantes de gomacant. 12

Consejos

Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder comprobar los datos de contacto, reunir los contactos de emergencia y crear la distribución de habitaciones sin cambios de última hora.
No esperes al día de llegada para formar los grupos: prepara la distribución cuando conozcas el número final de participantes y revisa que cada actividad tenga materiales suficientes.
Confirma transporte, alojamiento y reservas antes de enviar la información final. Indica a cada participante horarios, punto de encuentro, equipaje necesario y un contacto para incidencias.
Calcula las comidas a partir de las preferencias dietéticas y alergias registradas. Haz la compra después de cerrar las cantidades y reserva espacio en neveras portátiles para guardar los alimentos que deban mantenerse fríos.
Prepara la recepción y los dormitorios antes de que llegue el primer grupo. Monta mesas y sillas, etiqueta los materiales, deja listos los cables de carga y comprueba altavoces, micrófono, regletas y alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento de introducción?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, abrir las inscripciones y enviar invitaciones. Reserva los últimos 7 días para confirmar participantes, habitaciones, grupos, transporte y programa.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del campamento?: Cierra el registro entre 7 y 10 días antes de la llegada. Así tendrás tiempo para comprobar contactos, recopilar emergencias, marcar alergias y preparar las distribuciones.
¿Qué información enviar a los participantes antes del campamento?: Envía la información final entre 3 y 5 días antes: horarios, transporte, lugar, distribución o normas de alojamiento, programa, comidas y contacto para emergencias. Incluye también qué deben llevar y cuándo deben llegar.
¿Cuándo hay que preparar la comida y los materiales?: Haz la compra y reúne los materiales 1 o 2 días antes, según lo que pueda conservarse. Etiqueta todo antes del montaje y guarda los alimentos refrigerados en cuanto lleguen al lugar.

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