Einführungscamp organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Einführungscamp braucht mehr als ein Programm und einen Veranstaltungsort. Du musst Anmeldungen, Notfallkontakte, Zimmeraufteilung, Gruppen, Transport und Verpflegung rechtzeitig zusammenbringen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Aufbau vor Ort durch die Planung. Besonders leicht werden Allergien, gekühlte Lebensmittel, beschriftete Materialien und die Technik für Empfang und Programm zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
Zimmeraufteilung erstellen
3 Personen
Gruppen einteilen
3 Personen
Programm abschließen
3 Personen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Transport einteilen
2 Personen
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
3 Personen
Allergien markieren
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Materialien beschriften
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
3 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Ort überprüfen
3 Personen
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
Schlafräume vorbereiten
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Aktivitäten vorbereiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Begrüßungsteam einweisen
4 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
5 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Schlüssel und Zimmer ausgeben
3 Personen
Willkommensprogramm durchführen
4 Personen
Kennenlernspiele anleiten
6 Personen
Buffet aufbauen
5 Personen
Abendessen servieren
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
6 Personen
Abendsnacks servieren
2 Personen
Nachtwache einteilen
2 Personen
Frühstück vorbereiten
5 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Tagesprogramm erläutern
3 Personen
Teambuilding begleiten
8 Personen
Lunchpakete verteilen
4 Personen
Outdoor-Aktivität begleiten
8 Personen
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
Freizeit begleiten
4 Personen
Abendessen vorbereiten
6 Personen
Abendessen servieren
6 Personen
Feierabend begleiten
6 Personen
Frühstück vorbereiten
5 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Zimmer kontrollieren
4 Personen
Gepäck sammeln
3 Personen
Abschlussaktivität begleiten
5 Personen
Lunchpakete verteilen
4 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
5 Personen
Nachbereitung
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 3
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- SchlafmattenAnz. 100
- DeckenAnz. 100
- KissenAnz. 100
- KleiderständerAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 4
- Tragbare KochplattenAnz. 4
- GasflaschenAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 4
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 10
- WhiteboardsAnz. 4
- StifteAnz. 20
- PowerbanksAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 20
- Megafon
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- Walkie-TalkiesAnz. 8
- MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 100
- KugelschreiberAnz. 120
- NamensaufkleberAnz. 120
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 150
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- SeilAnz. 4
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- Volleyballnetz
- VolleyballsAnz. 4
- Tauziehseil
- KegelAnz. 30
- ReifenAnz. 10
- AugenbindenAnz. 20
- WasserpistolenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
- Wiederverwendbare WasserflaschenAnz. 100
- ThermobecherAnz. 40
- LunchboxenAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
- ServierbesteckAnz. 20
- KühlelementeAnz. 40
- KrügeAnz. 20
Reinigung
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- GummihandschuheAnz. 12
Tipps
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Datum und Ort feststehen, und setze eine klare Frist. Prüfe danach Kontaktdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte gesammelt, statt einzelne Angaben kurz vor der Abreise nachzufordern.
- Erstelle Zimmer- und Gruppeneinteilung spätestens eine Woche vor dem Camp. So bleibt Zeit, Überschneidungen, Sonderwünsche und Änderungen bei den Anmeldungen zu korrigieren.
- Schließe das Programm und bestätige Reservierungen mindestens 7 Tage vorher. Teile außerdem den Transport mit festen Treffpunkten und Abfahrtszeiten ein; spontane Fahrgemeinschaften führen schnell zu fehlenden Personen.
- Plane den Einkauf nach dem tatsächlichen Anreisetag: Kühlware kommt zuletzt in die Kühlboxen und sollte bis zur Ausgabe kalt bleiben. Markiere Allergien sichtbar auf den Unterlagen und trenne betroffene Lebensmittel bei der Vorbereitung.
- Baue Empfangstheke, Schlafräume, Tische und Stühle vor der Ankunft der Gruppe auf. Teste Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher, Verlängerungskabel und Ladekabel noch bei Tageslicht und lege beschriftete Materialien in Aufbewahrungsboxen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Einführungscamp organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anmeldung. Spätestens 4 Wochen vor dem Camp sollten Zimmer, Gruppen, Transport und Programm grob feststehen.
- Wann sollte die Anmeldung für ein Einführungscamp geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Start, damit du Zimmeraufteilung, Gruppen und Verpflegung planen kannst. Lass danach nur noch Änderungen mit bestätigter Frist zu.
- Wie viele Tage vorher muss man Ernährungswünsche und Allergien abfragen?
- Frage beides direkt bei der Anmeldung ab und prüfe die Angaben spätestens 7 Tage vor der Anreise. Markiere Allergien anschließend auf den relevanten Unterlagen und bei der Essensausgabe.
- Wann sollte man den Veranstaltungsort für ein Einführungscamp vorbereiten?
- Kontrolliere den Ort am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor der Ankunft. Richte Empfang, Schlafräume, Sitzplätze und Technik zuerst ein, damit die Registrierung nicht mit dem Aufbau kollidiert.
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