Checklist pour organiser un camp d’automne
Un camp d’automne demande une préparation plus précise qu’une simple sortie : les inscriptions, les autorisations, les repas et le couchage doivent être confirmés avant l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des informations recueillies auprès des participants jusqu’à l’installation sur place. Prévoyez aussi une solution pour la pluie, des vêtements adaptés et un éclairage fiable dès la tombée du jour. Les tâches et le matériel du plan vous servent de fil conducteur pendant les dernières semaines.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Collecter les formulaires d’autorisation
Vérifier les contacts d'urgence
Établir le plan du camping
2 personnes
Imprimer le programme
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants sur la tenue vestimentaire
Vérifier le matériel de camping
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Distribuer les numéros de téléphone
Trier les tentes
3 personnes
Installer l’espace cuisine
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le repas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Transporter les bagages vers les tentes
3 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Attribuer les tentes
2 personnes
Animer le jeu de l’après-midi
4 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Encadrer le feu de camp
3 personnes
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
Vérifier les tentes et le terrain
3 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger le site
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le matériel de cuisine
3 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de camping
- Tentes de couchageqté 10
- Tente de commandement
- Bâches de solqté 11
- Piquetsqté 80
- Marteaux de tenteqté 4
- Bâchesqté 4
Mobilier
- Tablesqté 6
- Bancsqté 8
- Chaisesqté 36
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 36
- Bols réutilisablesqté 36
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Brûleurs à gazqté 3
- Bouteilles de gazqté 3
- Grandes marmitesqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Verres doseursqté 3
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes de pocheqté 12
- Lampes frontalesqté 6
Décoration
- Feuilles d'automneqté 3
- Guirlandes de fanionsqté 4
Matériel de jeu
- Ballonsqté 4
- Cordeqté 2
- Cartes de jeuqté 4
Sécurité
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 6
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 3
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez les invitations au moins 4 semaines avant le départ, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le camp. Vous aurez le temps de vérifier les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les formulaires d’autorisation.
- Demandez les informations alimentaires et médicales au moment de l’inscription, plutôt que quelques jours avant. Conservez une liste à jour et prévoyez un exemplaire imprimé pour l’équipe encadrante.
- Vérifiez les réservations et la météo 7 jours avant, puis faites une seconde vérification 48 heures avant. Informez les participants de la tenue à prévoir dès qu’un temps froid ou pluvieux est annoncé.
- Triez les tentes, bâches, piquets, marteaux et éclairages avant de charger le matériel. Comptez une lampe frontale ou une lampe de poche par personne chargée de l’encadrement, avec des piles de rechange.
- Faites les courses 1 à 2 jours avant le camp et stockez immédiatement les produits frais dans les glacières. Installez d’abord la cuisine, les tables et l’éclairage à l’arrivée, puis préparez le repas une fois l’espace sécurisé.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp d’automne ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant le camp. Fixez une date limite d’inscription 10 jours avant afin de confirmer les repas, le couchage et les besoins particuliers.
- Quand vérifier la météo avant un camp d’automne ?
- Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant le départ. Utilisez ces informations pour rappeler les vêtements chauds, les chaussures adaptées et les protections contre la pluie.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un camp d’automne ?
- Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe pour monter les tentes, installer la cuisine, disposer les tables et mettre en place l’éclairage. Ajoutez 30 minutes si le terrain est humide ou si le matériel est mal trié.
- Quand faire les courses pour un camp d’automne ?
- Faites les achats 1 à 2 jours avant le départ. Les produits frais doivent être placés au froid dès le retour des courses, et la liste doit être vérifiée avant le chargement du matériel.
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