Checklist pour organiser une brocante avec garderie d’enfants
Une brocante avec garderie demande deux organisations en parallèle : l’accueil des vendeurs et la prise en charge sécurisée des enfants. Cette checklist de 46 tâches et 45 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à l’installation des stands. Prévoyez aussi la circulation, les besoins alimentaires, les paiements et l’espace café, souvent réglés trop tard. Utilisez-la pour répartir clairement les responsabilités avant le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Faire les réservations pour le matériel
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations aux vendeurs
Établir la répartition des stands
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
Envoyer les instructions aux vendeurs
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Contrôler le site et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands et les portants à vêtements
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Mettre en place les barrières et les itinéraires de circulation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer des flèches et des panneaux d'information
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accompagner les vendeurs à leur stand
3 personnes
Gérer la caisse et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Démonter les stands et les tables
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Trier le matériel restant
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 30
- Portants à vêtementsqté 6
- Caisses de rangementqté 20
- Poteaux de délimitationqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Mégaphone à main
- Caisses à monnaieqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 40
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
- Thermosqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 14
- Étiquettes de prixqté 300
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Verres doseursqté 2
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Sets de balaiqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 4
Matériel de sport
- Coloriagesqté 100
- Crayons de couleurqté 40
- Tapis de jeuqté 4
- Jeux en plein airqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant de lancer les inscriptions : les réservations de tentes, tables, chaises et stands dépendent directement de la capacité disponible.
- Traitez les inscriptions des vendeurs au fur et à mesure, puis envoyez les confirmations et les consignes au moins 7 jours avant la brocante. Indiquez l’emplacement du stand, l’horaire d’arrivée et le matériel fourni.
- Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis : accueil, garderie, circulation, espace café et encaissement. Prévoyez une personne référente pour la garderie et une autre capable de prendre le relais pendant les pauses.
- Vérifiez les prises, rallonges et multiprises avant l’installation des machines à café, bouilloires et terminaux de paiement. Faites cette vérification la veille : il est souvent trop tard pour remplacer un câble manquant le matin même.
- Préparez la monnaie, les caisses et les panneaux avant l’ouverture, puis contrôlez l’entrée et les itinéraires avant l’arrivée du public. Les barrières, la signalétique et les portants à vêtements sont faciles à oublier lorsqu’on installe les stands en urgence.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une brocante avec garderie ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, réserver le mobilier, recruter les vendeurs et répartir les bénévoles.
- Quand envoyer les consignes aux vendeurs ?
- Envoyez les confirmations et les instructions au moins 7 jours avant l’événement. Rappelez l’heure d’arrivée, la répartition des stands, les règles de circulation et les éventuels besoins alimentaires signalés.
- Quel matériel prévoir pour une garderie pendant une brocante ?
- Prévoyez un espace clairement délimité, des chaises, des tables, des caisses de rangement et une signalétique visible. Organisez également les horaires des bénévoles afin qu’au moins une personne référente soit présente pendant toute la durée de la garderie.
- Quand installer les stands et les tentes ?
- Faites l’installation avant l’arrivée des vendeurs, idéalement le matin même avec un créneau réservé d’au moins 2 heures. Commencez par les tentes et les itinéraires, puis placez les tables, les stands, les portants et les panneaux d’information.
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