Checklist para organizar un mercadillo de guardería
Un mercadillo de guardería necesita más coordinación que una venta de segunda mano improvisada. Primero fija la fecha y el lugar, reserva el material y abre las inscripciones de vendedores; después organiza puestos, voluntarios y comunicación. Durante la última semana conviene cerrar la distribución, preparar precios, revisar el pronóstico y confirmar las necesidades alimentarias. El día anterior deja listas las bebidas, el efectivo, los carteles y todo lo necesario para montar mesas, carpas y recorridos sin bloquear la entrada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Hacer reservas de material
Crear formulario de inscripción para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar vendedores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones a los vendedores
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear listas de precios y carteles
2 personas
Enviar instrucciones a los vendedores
Publicar promoción en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Preparar efectivo y cambio
Comprobar el material
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Comprobar el recinto y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar puestos y percheros
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar vallas y recorridos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar flechas y paneles informativos
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores hasta su puesto
3 personas
Atender la caja y el registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Coordinar el rincón infantil
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Comprobar la basura y las mesas
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos y las mesas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Clasificar los artículos sobrantes
2 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar y guardar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 14
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Postes de delimitacióncant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Megáfono de mano
- Cajas de caudalescant. 2
- Terminales de pagocant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 40
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras para servircant. 6
- Termoscant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 14
- Etiquetas de preciocant. 300
- Paneles informativoscant. 8
- Pizarrascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Sets de escobacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 4
Material deportivo
- Libros para colorearcant. 100
- Lápices de colorescant. 40
- Colchonetas de juegocant. 4
- Juegos al aire librecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pide nombre, contacto, tipo de artículos y necesidades de mesa o perchero. Así puedes distribuir los puestos sin rehacer el plano a última hora.
- Envía las instrucciones definitivas a los vendedores 5-7 días antes. Incluye la hora de llegada, el acceso para descargar, la ubicación asignada y si deben llevar cambio o aceptar pagos con tarjeta.
- Prepara la distribución de puestos antes de publicar la promoción final. Deja los recorridos despejados, separa la entrada de la zona de venta y reserva un punto visible para información, voluntarios y objetos perdidos.
- Calcula las bebidas para el periodo de mayor afluencia y enfríalas el día anterior. Deja preparado también el punto de café y té, con termos, tazas, vasos reutilizables y una forma clara de servir sin crear colas en la entrada.
- Haz una revisión completa del recinto 60-90 minutos antes de abrir. Comprueba carpas, cables, mesas, sillas, percheros, señalización, cajas de caudales, terminales de pago y el recorrido entre los puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercadillo de guardería?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva pronto las carpas, mesas y puestos, y abre las inscripciones al menos 3 semanas antes para tener tiempo de confirmar vendedores y preparar la distribución.
- ¿Cuándo se confirma la distribución de los puestos?
- Cierra el plano entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas el número de vendedores. Envía la ubicación y las instrucciones definitivas en ese momento para evitar cambios durante el montaje.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar un mercadillo de guardería?
- Reserva entre 90 y 120 minutos para montar mesas, sillas, carpas, percheros, carteles y recorridos. Haz una comprobación final 60 minutos antes de la apertura, especialmente de la entrada y los cables.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercadillo?
- Deja listas las bebidas frías, el efectivo y el cambio, los carteles de precios, las listas de vendedores y el material de café y té. Revisa también que todo el mobiliario y los equipos reservados estén completos antes de que llegue el equipo de montaje.
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