Organiser une bourse de vêtements pour enfants : la checklist

Une bourse de vêtements pour enfants demande surtout une bonne organisation des vendeurs, des tailles et du paiement. Commence par réserver le lieu et rédiger les conditions de vente, puis ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour connaître le volume à traiter. La dernière semaine sert à confirmer les participants, préparer les étiquettes et répartir les bénévoles. Le jour même, prévois du temps pour installer les portants, les tables, les cabines d’essayage et la caisse avant l’ouverture au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Recruter des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les vendeurs
Recueillir les informations de taille
Envoyer les instructions aux vendeurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les numéros de vente
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
3 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Faire les courses
2 personnes
Retirer de la monnaie
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier l'équipement
Étiqueter les portants à vêtements
2 personnes
Rappeler les vendeurs

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Installer les chaises et les cabines d’essayage
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tester le matériel de paiement
2 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Aménager les points de vente
6 personnes
Trier les vêtements par taille
6 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Recevoir les marchandises
4 personnes
Contrôler la marchandise
4 personnes
Apposer les dernières étiquettes de prix
3 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encaisser les ventes
3 personnes
Accompagner les cabines d’essayage
2 personnes
Réapprovisionner les portants à vêtements
3 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Annoncer la fermeture du salon
Traiter les derniers paiements
3 personnes
Enregistrer les résultats de vente
2 personnes
Régler les vendeurs
3 personnes
Trier les vêtements invendus
5 personnes
Remettre les vêtements aux vendeurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les affaires restantes
2 personnes
Informer les vendeurs du montant récolté
Vérifier les paiements
Répondre aux questions en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 16
Portants à vêtementsqté 10
Cintresqté 250
Paravents de cabine d'essayageqté 3
Miroirsqté 3
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiement
Caisse
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone à main

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de mesureqté 12
Listes de prixqté 8
Nappesqté 12
Ballonsqté 50

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Pince de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Catering

Plateaux de serviceqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 10

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la bourse. Demande dès le départ les coordonnées des vendeurs et les tailles proposées afin de préparer un plan cohérent.
Fixe une date limite pour le dépôt des articles, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de vérifier les informations, attribuer les numéros de vente et imprimer les listes.
Prépare les étiquettes de prix par vendeur et prévois une solution de rechange pour les étiquettes perdues. Un numéro de vente lisible sur chaque article évite les erreurs au moment de l’encaissement.
Répartis les bénévoles sur plusieurs postes et confirme leur présence 48 heures avant. Il faut notamment couvrir l’accueil, la caisse, les cabines d’essayage, le rangement et les questions des vendeurs.
Arrive au moins 2 heures avant l’ouverture. Installe d’abord les tables et les portants, puis les chaises, les cabines d’essayage, les panneaux indicateurs et le matériel de paiement avant de faire le contrôle de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse de vêtements pour enfants ?: Prévois 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, recruter les vendeurs, gérer les inscriptions et préparer le matériel. Garde les 5 derniers jours pour les confirmations, l’étiquetage et les ajustements du plan.
Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvre-les environ 3 semaines avant la date de la bourse et fixe une clôture 7 à 10 jours avant. Ce délai permet de confirmer les vendeurs, recueillir les tailles et attribuer les numéros de vente.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse de vêtements pour enfants ?: Pour une petite bourse, prévois au minimum 4 bénévoles pendant l’ouverture : accueil, caisse, aide aux vendeurs et rangement. Ajoute 2 à 3 personnes pour l’installation si le lieu comprend plusieurs portants et des cabines d’essayage.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Compte environ 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, portants, cintres, chaises, cabines d’essayage, panneaux et caisse. Ajoute 30 minutes si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu.

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