Bourse d’échange de vêtements : la checklist d’organisation

Une bourse d’échange de vêtements repose surtout sur une circulation claire : dépôt, tri, choix et essayage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au rangement final. Prévoyez les portants, les tables, les miroirs et les étiquettes avant d’ouvrir les inscriptions. Les règles d’échange doivent aussi être envoyées aux visiteurs à l’avance, avec les horaires, les conditions de dépôt et les informations pratiques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Réserver des tables et des portants à vêtements
Définir les conditions d’échange
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Installer la promotion sur site
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations aux visiteurs
Imprimer les règles d’échange
Préparer les étiquettes de vêtements
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les portants à vêtements
2 personnes
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Mettre en place les catégories de vêtements
4 personnes
Installer les miroirs et les cabines d’essayage
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table de café et de boissons
2 personnes
Préparer la boîte de dépôt et les étiquettes
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et de règles
2 personnes
Trier et suspendre les vêtements
5 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Recevoir et contrôler les vêtements
3 personnes
Distribuer les badges vêtements
2 personnes
Aider les visiteurs lors des échanges
3 personnes
Réapprovisionner les portants à vêtements
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Maintenir les cabines d’essayage en ordre
Clore la table d’échange
2 personnes

Suivi

Trier les vêtements restants
4 personnes
Emballer les vêtements non échangés
3 personnes
Démonter les tables et les étagères
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier et nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Faire don des vêtements restants
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Chaisesqté 20
Tables pliantesqté 2
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirsqté 4
Tabouretsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Bacs à vêtementsqté 6
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2

Cuisine

Thermosqté 4
Carafesqté 3
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Étiquettes de vêtementsqté 500
Pinces à lingeqté 200
Panneaux d’affichageqté 4
Nappesqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Cartes des catégories de vêtementsqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles d’échange avant d’envoyer les invitations : nombre maximal de vêtements par personne, état accepté, catégories et modalités de récupération des invendus. Imprimez-les aussi sur place, à l’accueil et près de la zone de dépôt.
Prévoyez au moins un portant par grande catégorie de vêtements et étiquetez chaque zone avant l’arrivée des participants. Sans signalétique, le tri s’accumule rapidement à l’accueil et les visiteurs perdent du temps.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables, les portants, les cabines d’essayage, les miroirs, les panneaux de parcours et le comptoir d’accueil.
Répartissez les bénévoles sur quatre postes minimum : accueil, contrôle des dépôts, rangement des vêtements et aide aux essayages. Envoyez le planning au moins 7 jours avant l’événement pour limiter les absences de dernière minute.
Refroidissez les boissons et préparez la table de café avant l’ouverture, mais gardez les aliments protégés et les gobelets accessibles depuis un seul point. Comptez les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Il faut confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, traiter les réponses, réunir les bénévoles et réserver le mobilier avant le jour de l’échange.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 15 à 20 participants attendus, avec au moins 4 postes couverts : accueil, dépôt, rangement et essayage. Ajoutez une personne dédiée au rangement si la collecte se fait sur plusieurs heures.
Quand faut-il envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez les horaires, les règles d’échange et les consignes de dépôt 5 à 7 jours avant l’événement. Faites un rappel 24 à 48 heures avant, surtout si les participants doivent apporter des vêtements étiquetés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures pour une installation complète. Prévoyez davantage si les portants, les cabines d’essayage, les miroirs et les tables doivent être transportés le même jour.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.