Checklist pour organiser une bourse d’échange de jouets

Une bourse d’échange de jouets demande surtout une organisation claire avant le jour J. Fixez les règles d’échange dès le départ, puis prévoyez le formulaire d’inscription, la répartition des bénévoles et le plan de salle. Sur place, les participants doivent comprendre rapidement où déposer leurs jouets, comment les catégories fonctionnent et où obtenir de l’aide. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les impressions, les branchements ni l’accueil des familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir les règles d'échange
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les participants
Confirmer les accords de lieu
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Étiqueter les catégories d’échange
2 personnes
Imprimer les listes de prix
Imprimer les consignes pour les jouets
Recharger l’électronique
Emballer le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d’échange
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les bacs à jouets
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les jouets apportés
4 personnes
Trier les jouets par catégorie
5 personnes
Expliquer les règles d’échange
2 personnes
Animer les tables d’échange
4 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Finaliser les tables d'échange
3 personnes
Rassembler les jouets restants
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire don des jouets restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Bancs pliantsqté 2
Tables hautesqté 3
Armoires de rangementqté 2
Tapis de changeqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone à main
Imprimante d'étiquettes
Tablettesqté 2
Chargeursqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 10
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Panneaux indicateursqté 8
Cartes de catégoriesqté 12
Badges nominatifsqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Cuillères à caféqté 40
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12
Boîtes de rangement en plastiqueqté 10

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balayetteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles d’échange avant d’envoyer les invitations : précisez le nombre de jouets accepté par personne, leur état requis et la manière de gérer les articles refusés. Les participants auront ainsi le temps de préparer leurs affaires.
Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant la bourse. Confirmez les participants, recueillez les besoins alimentaires et attribuez les bénévoles avant de finaliser les tables et les zones d’échange.
Prévoyez un accueil visible dès l’entrée, avec les badges, les panneaux indicateurs et les catégories clairement affichées. Une personne doit pouvoir expliquer le fonctionnement en moins de 2 minutes aux nouveaux arrivants.
Imprimez les consignes pour les jouets, les listes de prix et les cartes de catégories au plus tard la veille. Gardez quelques exemplaires supplémentaires : les feuilles se perdent facilement pendant l’installation.
Rechargez l’électronique et testez les rallonges, multiprises, bouilloires et machines à café avant de faire vos cartons. Préparez aussi les boissons au frais et les encas avant l’arrivée des participants, car l’accueil devient vite prioritaire.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une bourse d’échange de jouets ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu en premier, puis prévoyez les inscriptions, les invitations et la communication en ligne avant de répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse d’échange de jouets ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour chaque zone d’échange importante et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Pour une petite bourse, une équipe de 4 à 6 bénévoles peut suffire.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez une table d’accueil, des chaises si nécessaire, des badges nominatifs, les règles imprimées et des panneaux indicateurs. Placez l’accueil au moins 30 minutes avant l’ouverture afin de pouvoir gérer les arrivées sans retarder l’échange.
Quand installer les tables et les catégories de jouets ?: Faites la mise en place 1 à 2 heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tables et les zones de circulation, puis les bacs, les cartes de catégories et les panneaux pour que les bénévoles puissent vérifier le parcours complet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.