Checklist pour organiser un festival barbecue
Un festival barbecue demande plus de préparation qu’un simple repas entre amis. Commencez par annoncer l’événement, recueillir les inscriptions et noter les besoins alimentaires, puis réservez les fournisseurs et le matériel. La semaine précédente, vérifiez la météo, faites les courses et préparez ce qui peut l’être à l’avance. Le jour J, gardez la viande au frais, installez les espaces repas et prévoyez un ordre clair pour le barbecue, le buffet et les boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Annoncer l'événement
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Stocker la viande au frais
2 personnes
Préparer les légumes
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les marinades
2 personnes
Portionner la viande
3 personnes
Préparer les produits végétariens
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le barbecue
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Événement
Allumer les barbecues
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Griller la viande
4 personnes
Grillades végétariennes
2 personnes
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le café et le thé
Assurer le dernier tour de grillades
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Éteindre les barbecues en toute sécurité
3 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Table plianteqté 8
- Chaise plianteqté 70
- Table de buffetqté 4
- Table hauteqté 4
Vaisselle
- Assiette réutilisableqté 80
- Bol réutilisableqté 70
- Couverts réutilisablesqté 80
- Verre à boissonqté 100
- Verre à vinqté 50
- Platqté 12
- Pince de serviceqté 8
- Cuillère de serviceqté 8
Équipement
- Barbecueqté 4
- Bouteille de gazqté 4
- Détendeur de gazqté 4
- Glacièreqté 6
- Machine à café
- Bouilloire
- Rallonge électriqueqté 3
Cuisine
- Planche à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Saladierqté 6
- Plat en aluminiumqté 20
- Thermomètre à viandeqté 2
- Gant de cuisineqté 6
- Pince à barbecueqté 8
- Pinceau à barbecueqté 4
Décoration
- Guirlande de fanionsqté 6
- Chemin de tableqté 8
- Panneau du menuqté 6
Éclairage
- Guirlande lumineuseqté 4
- Lampe LEDqté 8
Nettoyage
- Poubelleqté 6
- Seauqté 4
- Balaiqté 3
- Pelle et balayetteqté 3
- Serpillièreqté 3
- Torchon réutilisableqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le festival. Vous pourrez ainsi prévoir les portions végétariennes, les marinades et les quantités de viande sans improviser.
- Vérifiez les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis la veille. Si des tentes sont nécessaires, prévoyez leur montage avant l’arrivée des invités et contrôlez leur emplacement avant d’installer les tables.
- Faites les courses 1 à 2 jours avant et stockez immédiatement la viande au frais. Remplissez les glacières juste avant le début de l’événement et séparez les aliments crus des salades et des légumes préparés.
- Commencez l’installation environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord le barbecue, les tables et les tentes, puis l’éclairage, la décoration, la vaisselle et les tables de buffet.
- Ne laissez pas les boissons, le café et les accompagnements pour la dernière minute. Mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant le service et installez le point café avant que le barbecue ne commence.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un festival barbecue ?
- Commencez environ 3 semaines avant, avec l’annonce, les invitations et la réservation des fournisseurs. Recueillez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant.
- Combien de temps faut-il pour installer un festival barbecue ?
- Prévoyez au moins 3 heures le jour J pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le barbecue, l’éclairage et le buffet. Ajoutez 30 minutes de contrôle final avant l’arrivée des invités.
- Quand préparer la viande et les salades pour un barbecue ?
- Préparez les légumes, les salades, les marinades et les portions de viande le jour précédent si les conditions de conservation le permettent. Gardez ensuite la viande au frais jusqu’à sa mise sur le barbecue.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un festival barbecue ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Prévoyez aussi de l’eau en continu et mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant le début.
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