Checklist pour organiser un barbecue des membres

Un barbecue des membres demande plus qu’une liste de courses : il faut suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et préparer le lieu dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les 42 tâches et les 39 fournitures nécessaires, de l’invitation à l’accueil des participants. Vous saurez quand vérifier la météo, refroidir les boissons, installer les tentes et lancer le barbecue. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les viandes et les salades
2 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le barbecue
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Allumer le barbecue
2 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les salades
2 personnes
Faire un barbecue
3 personnes
Servir les plats de barbecue
3 personnes
Servir les plats diététiques
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure

Suivi

Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Barbecuesqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Pinceaux à barbecueqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 10

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux membres afin de s’inscrire. Demandez dès ce moment les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires.
Après la clôture des inscriptions, confirmez chaque participant et séparez les repas spéciaux avant les achats. Prévoyez les quantités selon le nombre confirmé, plutôt qu’un nombre approximatif de membres.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’événement. Si des tentes sont prévues, contrôlez aussi leur emplacement, les tables, les chaises et les possibilités de branchement avant le jour du barbecue.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance dans les glacières et installez le point boissons avant l’arrivée des invités. Gardez une réserve séparée pour éviter de devoir réorganiser le buffet pendant le service.
Prévoyez une personne à la table d’accueil dès l’ouverture du lieu. Pendant ce temps, une autre personne peut contrôler le site, allumer le barbecue et vérifier que la vaisselle et les couverts de service sont en place.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations pour un barbecue des membres ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant la date prévue, et idéalement 10 à 14 jours à l’avance si les inscriptions servent à organiser les repas. Fixez une date limite claire pour pouvoir confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Quand faut-il vérifier la météo pour un barbecue des membres ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Cela laisse le temps d’adapter l’installation des tentes, des tables et du matériel électrique.
Quand faut-il faire les courses pour un barbecue des membres ?: Faites les courses après la confirmation des inscriptions, généralement 1 à 2 jours avant l’événement. Achetez les produits frais au plus près du jour prévu et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des membres.
Combien de personnes faut-il pour installer un barbecue des membres ?: Prévoyez au minimum 3 personnes pour une installation fluide : une pour le mobilier et les tentes, une pour le barbecue et le buffet, et une pour la vaisselle, les boissons et l’accueil. Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.