Checklist pour organiser un barbecue des bénévoles
Un barbecue des bénévoles se prépare en plusieurs temps : confirmer les participants, réserver le lieu et le barbecue, puis organiser les courses et l’installation. Le nombre définitif d’invités sert à prévoir la viande, les boissons, la vaisselle et les places assises. Les préparatifs alimentaires se font le jour même, tandis que les tentes, tables, éclairages et zones de sécurité doivent être installés avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les 42 tâches et 33 fournitures du plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Réserver le lieu
Réserver le barbecue
Vérifier les prévisions météo
Établir le plan du site
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Stocker la viande au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les sauces
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le barbecue en toute sécurité
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Servir les salades et le pain
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vider les poubelles
Servir le café et le thé
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Éteindre et vider le barbecue
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 48
- Tables de buffetqté 3
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 50
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à café réutilisablesqté 50
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 8
- Pinces à viandeqté 4
Équipement
- Barbecuesqté 2
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Saladiersqté 5
- Plateaux de serviceqté 8
- Barquettes en aluminiumqté 30
- Support pour essuie-toutqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lanternes LEDqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Diables pliantsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le barbecue. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste définitive des invités.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes de réception doivent être montées avant l’arrivée des invités si la pluie ou le soleil sont annoncés.
- Gardez la viande au frais jusqu’au moment de l’allumer le barbecue. Refroidissez les boissons à l’avance dans les glacières et préparez les salades, légumes, pain et sauces le jour même.
- Installez le barbecue à distance des tentes, des tables et des zones de passage. Contrôlez le site avant l’ouverture, puis testez la musique et l’éclairage avant l’accueil.
- Prévoyez une zone distincte pour le buffet et une autre pour la vaisselle sale. Les poubelles, bacs à vaisselle, seaux de nettoyage, balai et pelle sont souvent oubliés jusqu’à la fin du repas.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un barbecue des bénévoles ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions à 7 jours du barbecue pour confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
- Quand faire les courses pour un barbecue des bénévoles ?
- Faites les courses 1 à 2 jours avant pour les produits stables et le jour même pour les légumes, salades et aliments frais. Refroidissez les boissons et stockez la viande au frais dès votre retour.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le barbecue ?
- Prévoyez environ 2 heures avant l’arrivée des invités pour contrôler le site, monter les tentes, installer les tables et chaises, sécuriser le barbecue et tester la musique et l’éclairage.
- Que faut-il vérifier le matin du barbecue des bénévoles ?
- Vérifiez la météo, la liste définitive des invités, les boissons froides, la viande au frais et l’état du barbecue. Faites aussi un dernier contrôle des tables de buffet, de la vaisselle et des poubelles avant l’accueil.
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