Checklist pour organiser une barbecue de quartier

Une barbecue de quartier demande surtout une bonne coordination : les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et l’installation doivent avancer dans le bon ordre. Commencez plusieurs semaines à l’avance, puis verrouillez les quantités et la météo avant les courses. Le jour même, prévoyez une équipe distincte pour le grill, le buffet, les boissons et l’accueil. Cette checklist regroupe les préparatifs jusqu’à l’enregistrement des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Vérifier le site et l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les chiffres définitifs
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la viande et les légumes
3 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Aménager le bar et les glacières
2 personnes
Installer le barbecue en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Brancher la musique
Installer des bacs de séparation
2 personnes
Briefer les bénévoles

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Servir des amuse-bouches et des salades
3 personnes
Griller les plats de barbecue
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laisser refroidir le barbecue
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 9

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 10
Bacs de récupérationqté 12

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2
Thermomètres à viandeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Plateaux à grillades en aluminiumqté 10
Serviettes rafraîchissantesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la date et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de convives et les besoins alimentaires avant de faire les courses.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par poste : comptez au minimum une personne pour l’accueil, deux pour le barbecue et une pour les boissons et le buffet pendant le service.
Vérifiez le site, les prises électriques et les prévisions météo 48 heures avant. Les tentes, rallonges, multiprises et éclairages ne doivent pas être improvisés le jour même.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et séparez clairement l’espace bar, le buffet et le barbecue. Gardez les aliments crus, les salades et les plats cuits sur des zones distinctes.
Installez le barbecue sur une surface stable, à distance des tentes et des tables, puis désignez une personne responsable de la sécurité. Préparez aussi les bacs de récupération et les poubelles avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une barbecue de quartier ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant afin de confirmer les effectifs, les régimes alimentaires et le nombre de bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une barbecue de quartier ?: Prévoyez au moins 4 personnes pendant le service : 2 au barbecue, 1 à l’accueil et 1 pour le buffet et les boissons. Ajoutez des renforts pour le montage si les tentes, tables et chaises doivent être installées le même jour.
Quand faire les courses pour une barbecue de quartier ?: Faites les courses principales après la confirmation des chiffres définitifs, idéalement 1 à 2 jours avant. Achetez les produits frais au plus tard la veille et refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début.
Quand installer le barbecue et les tables ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Montez d’abord les tentes et les tables, puis sécurisez le barbecue, installez le buffet, les glacières, l’éclairage et enfin la vaisselle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.