Checklist pour organiser un bal masqué

Un bal masqué demande plus qu’une décoration élégante : il faut gérer les invitations, les masques, le repas, la musique et l’installation de la salle dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 70 tâches et 56 éléments à prévoir, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture de la piste de danse. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs et le tri des masques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme musical
2 personnes
Vérifier la playlist
Définir le thème du masque
2 personnes
Commander la décoration
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des invités
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Trier les masques
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le mur photo
3 personnes
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le microphone
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Briefing du personnel d'entrée
3 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
4 personnes
Briefing de l’équipe musique
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les masques
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer le programme de danse
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Tenir le mur photo
Encadrer la compétition de masques
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Annoncer le dernier tour de danse
Raccompagner les invités
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portantsqté 3
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 70
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Saladiersqté 12

Décoration

Masquesqté 75
Supports de masquesqté 6
Nappesqté 8
Rond de servietteqté 70
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Canons à confettisqté 6
Fleurs artificiellesqté 12
Bannière pour photowall
Accessoires photoqté 20
Coupesqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Chariots de serviceqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour obtenir les réponses, les besoins alimentaires et le nombre définitif de convives avant de confirmer le catering. Prévois une relance au moins 7 jours avant la soirée.
Prépare les masques séparément des décorations. Trie-les par modèle ou taille et installe des supports près de l’entrée pour éviter qu’ils soient déposés sur les tables ou perdus pendant la soirée.
Teste les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi la playlist complète et garde le déroulé imprimé avec la liste des invités à l’accueil.
Refroidis les boissons avant l’ouverture du lieu et organise les verres par usage : eau, vin, champagne et café. Les verres à champagne sont souvent oubliés lorsqu’ils ne sont pas comptés avec la vaisselle du repas.
Dégage la piste de danse avant de placer les tables et les chaises. Contrôle ensuite le sol et l’entrée : un portant, une table ou un câble mal placé peut gêner l’accueil dès les premières minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un bal masqué ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Demande une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la soirée afin de finaliser le catering, les masques et la disposition des tables.
Combien de masques prévoir pour un bal masqué ?: Prévois au minimum 1 masque par invité confirmé, plus 10 à 15 % de réserve. Cette marge couvre les masques oubliés, abîmés ou les invités qui souhaitent en changer pendant la soirée.
Quand confirmer le nombre de repas pour un bal masqué ?: Fixe une date de réponse environ 2 semaines avant l’événement. Regroupe à ce moment les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires avant de confirmer la commande du catering.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réserve au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et la technique. Ajoute 30 minutes pour vérifier l’entrée, le sol, les masques et la piste de danse.

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