Organiser un backyard ultra : la checklist complète

Un backyard ultra demande une organisation précise : les coureurs repartent à heure fixe, souvent pendant de nombreuses heures, et le site doit rester fonctionnel de jour comme de nuit. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du parcours aux derniers contrôles sur place. Elle couvre aussi les bénévoles, les inscriptions, le ravitaillement, le balisage et l’installation de la zone de départ et d’arrivée. Prévoyez des solutions pour la météo et les besoins des participants avant la semaine de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le site et le lieu de départ
2 personnes
Vérifier les autorisations requises
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
Vérifier le parcours sur place
3 personnes
Définir les règles de départ et de ronde
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander le catering
Réserver le matériel
Vérifier les prévisions météo
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Rendre le site propre et accessible
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Mettre en place le point d’eau et de soins
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les snacks et les fruits
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Lancer le premier tour
3 personnes
Annoncer les tours
Enregistrer les temps au tour
2 personnes
Tenir le poste de route
2 personnes
Accueillir les participants à l'arrivée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks et les fruits
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Ramasser les déchets et les gobelets vides
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Vérifier la sécurité sur le parcours
2 personnes
Animer le dernier tour
3 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes

Suivi

Retirer la signalisation de parcours
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Laver la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 25
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Numéros de départqté 50
Bracelets de dossardqté 50
Presse-papiersqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Chronomètresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Lampes frontalesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Petits bolsqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pince de serviceqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Validez le parcours sur place au moins deux fois : une première fois avant l’ouverture des inscriptions, puis une nouvelle inspection juste avant la course. Vérifiez notamment les intersections, les zones peu éclairées et les endroits où une flèche ou un cône peut être déplacé.
Envoyez aux participants les règles de départ et de ronde plusieurs jours à l’avance. Précisez l’heure exacte de chaque départ, le tracé, les points de ravitaillement et la procédure en cas d’abandon afin de limiter les questions le jour J.
Répartissez les bénévoles par créneaux couvrant toute la durée prévue de l’épreuve, y compris la nuit. Une personne doit pouvoir suivre les départs, une autre gérer les inscriptions ou les feuilles, et une équipe surveiller le parcours et le ravitaillement.
Préparez l’éclairage avant la tombée du jour : lampes LED et lampes à piles pour le site, lampes frontales pour les zones sombres, ainsi que batteries externes, rallonges et multiprises. Testez chaque point lumineux avant le premier départ.
Installez les tentes, tables, chaises et la zone de départ-arrivée avant l’accueil des coureurs. Placez dossards, bracelets, chronomètres, porte-blocs et liste imprimée au même endroit pour que l’enregistrement reste rapide, même lorsque les départs se répètent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un backyard ultra ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Ce délai permet de confirmer le site, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, réserver le matériel et constituer les équipes de bénévoles.
Quand faut-il vérifier le parcours d’un backyard ultra ?: Faites une première reconnaissance avant de publier l’itinéraire, puis une nouvelle inspection dans les 24 à 48 heures précédant l’épreuve. Après la météo ou des travaux, contrôlez aussi le balisage le matin même.
Combien de bénévoles faut-il pour un backyard ultra ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour les départs et l’arrivée, 1 pour les inscriptions et le suivi des tours, et 2 à 3 personnes pour le ravitaillement et le parcours par créneau. Ajoutez des relèves pour couvrir la nuit et les longues durées.
Que faut-il prévoir pour un backyard ultra de nuit ?: Prévoyez des lampes frontales pour les coureurs, des lampes LED ou à piles sur le site et des batteries externes pour les appareils. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant le premier départ et gardez du matériel de rechange accessible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.