Checklist para organizar un backyard ultra
Un backyard ultra necesita más que una ruta y una línea de salida. Cada vuelta debe estar claramente señalizada, comenzar a la hora exacta y contar con un sistema sencillo para controlar quién sigue en carrera. Este plan reúne la organización desde la elección del recorrido hasta el desmontaje: permisos, inscripciones, voluntarios, material, comida, iluminación y previsión de lluvia. Empieza con la ruta y el recinto; deja la compra, los dorsales y el montaje para los últimos días.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Confirmar el recinto y el lugar de salida
2 personas
Comprobar los permisos necesarios
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar la ruta digitalmente
2 personas
Comprobar físicamente la ruta
3 personas
Establecer las normas de salida y vueltas
2 personas
Enviar información a los participantes
Pedir el catering
Reservar materiales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a inspeccionar la ruta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Dejar el recinto limpio y accesible
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la zona de salida y meta
3 personas
Trazar la ruta
4 personas
Colocar iluminación a lo largo de la ruta
3 personas
Probar el registro horario
2 personas
Montar el punto de agua y cuidados
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar snacks y fruta
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Iniciar la primera ronda
3 personas
Anunciar las rondas
Registrar los tiempos por vuelta
2 personas
Atender el puesto de ruta
2 personas
Recibir a los participantes en la meta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer snacks y fruta
2 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
Comprobar la iluminación
Comprobar la seguridad de la ruta
2 personas
Acompañar la última ronda
3 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Anunciar el resultado
2 personas
Seguimiento
Retirar la señalización de ruta
4 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Limpiar el material
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Enviar los resultados a los participantes
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 30
- Mesas de cervezacant. 4
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 25
- Conoscant. 30
- Cinta de balizamientocant. 4
- Dorsalescant. 50
- Brazaletes con número de salidacant. 50
- Portapapelescant. 4
- Silbatoscant. 4
Equipo
- Cronómetroscant. 4
- Portátilescant. 2
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
- Linternas frontalescant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cuencoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Pinzas para servircant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 20
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 6
Consejos
- Cierra la ruta y el recinto antes de abrir las inscripciones. Comprueba físicamente el recorrido al menos dos veces: una durante la planificación y otra cerca de la fecha, porque pueden aparecer obras, barro o zonas cortadas.
- Envía a los participantes las normas de salida y vueltas con antelación. Indica la hora exacta de cada salida, el punto de control y qué ocurre si alguien no está preparado cuando comienza la siguiente vuelta.
- Asigna voluntarios por funciones, no solo por turno. Necesitarás cubrir como mínimo el control de vueltas, la salida y meta, el avituallamiento, la señalización y la atención a incidencias durante las horas de oscuridad.
- Prepara el material para trabajar sin depender de un único enchufe o dispositivo. Lleva baterías externas, alargadores, regletas, cronómetros y linternas; las frontales son especialmente útiles para revisar la ruta y ayudar a los corredores de noche.
- No dejes la protección meteorológica para el día del evento. Monta las carpas, mesas y sillas con tiempo, protege listas y dorsales de la lluvia y comprueba el pronóstico de nuevo durante las 24 horas previas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un backyard ultra?
- Ábrelas después de confirmar la fecha, el recinto, la salida y los permisos necesarios. Como referencia práctica, envía la información completa a los participantes al menos 7 días antes del evento.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un backyard ultra?
- El número depende de la longitud y complejidad de la ruta, pero planifica voluntarios para cinco funciones: control de vueltas, salida y meta, avituallamiento, señalización y apoyo nocturno. Prepara turnos de 2 a 4 horas para que nadie tenga que cubrir toda la prueba.
- ¿Cuándo hay que revisar la ruta de un backyard ultra?
- Haz una comprobación física al diseñarla y una segunda inspección en los 1 o 2 días previos. Revisa especialmente las flechas, los conos, la cinta de balizamiento, los cruces y cualquier tramo que pueda cambiar con el tiempo.
- ¿Qué material necesito para controlar las vueltas?
- Ten preparados dorsales, brazaletes numerados, portapapeles y listas impresas, además de cronómetros. Lleva al menos una copia adicional de la lista de participantes y una fuente de batería alternativa por cada dispositivo electrónico.
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