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Backyard Ultra organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Backyard Ultra steht und fällt mit einer klaren Runde, pünktlicher Organisation und einem funktionierenden Start-Ziel-Bereich. Lege Strecke und Gelände früh fest, prüfe Genehmigungen und öffne die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Rahmenbedingungen geklärt sind. In den letzten Tagen zählen eine zweite Streckenprüfung, sortierte Startnummern und ein belastbarer Helferplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Gelände und Startort bestätigen

    2 Personen

  • Erforderliche Genehmigung prüfen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Route digital ausarbeiten

    2 Personen

  • Strecke vor Ort prüfen

    3 Personen

  • Start- und Rundenregeln festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Material reservieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route erneut inspizieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Wetterschutz bereitstellen

    2 Personen

  • Gelände sauber und zugänglich machen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Start- und Zielbereich einrichten

    3 Personen

  • Route festlegen

    4 Personen

  • Beleuchtung entlang der Route anbringen

    3 Personen

  • Zeiterfassung testen

    2 Personen

  • Wasser- und Versorgungsstation einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerbriefing geben

    2 Personen

  • Erste Runde starten

    3 Personen

  • Runden ansagen

  • Rundenzeiten erfassen

    2 Personen

  • Routeposten besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer im Ziel empfangen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Obst auffüllen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Abfall und leere Becher sammeln

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Sicherheit auf der Strecke kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Runde begleiten

    3 Personen

  • Endstand überprüfen

    2 Personen

  • Ergebnis bekanntgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    4 Personen

  • Material reinigen

    3 Personen

  • Geschirr und Becher spülen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Ergebnis an die Teilnehmenden senden

  • Geliehenes Material zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 25
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 4
  • StartnummernAnz. 50
  • StartnummernbänderAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 4
  • PfeifenAnz. 4

Ausstattung

  • StoppuhrenAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6
  • StirnlampenAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • SchälchenAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 50

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • HanddesinfektionsständerAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6

Tipps

  • Lege die Rundenlänge und das Zeitfenster früh verbindlich fest. Die Teilnehmenden müssen genau wissen, wann jede Runde startet, wann sie spätestens im Ziel sein müssen und welche Start- und Abbruchregeln gelten.
  • Plane die Strecke nicht nur digital. Prüfe sie mindestens zweimal vor Ort, einmal bei Tageslicht und kurz vor dem Event möglichst unter ähnlichen Lichtverhältnissen; Wegweiser, Kegel und Absperrband müssen auch bei Dunkelheit eindeutig erkennbar sein.
  • Teile Helfer mit festen Schichten ein. Für Start-Ziel, Streckenkontrolle, Verpflegung und Ergebniserfassung sollten pro Bereich mindestens zwei Personen eingeplant werden, damit niemand während einer Runde ausfällt.
  • Bereite die Verpflegung nach Runden statt nur nach Teilnehmenden vor. Stelle Wasser, Becher und Catering so auf, dass sie zwischen den Starts schnell erreichbar sind, und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung.
  • Sichere Strom und Licht vor dem Aufbau ab. Plane Verlängerungskabel, Powerbanks, LED-Lampen, Batterielaternen und Stirnlampen ein und teste Stoppuhren, Laptops sowie die Beleuchtung spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer braucht man für einen Backyard Ultra?
Für ein kleines Backyard Ultra solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen. Besetze damit Start und Ziel, Streckenposten, Verpflegung, Anmeldung und Ergebniserfassung; bei längerer Dauer brauchst du zusätzlich Ablösungen.
Wann sollte man die Strecke für ein Backyard Ultra festlegen?
Lege die Strecke mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Start fest und prüfe sie anschließend vor Ort. Eine erneute Kontrolle sollte 3 bis 7 Tage vor dem Event erfolgen, damit Sperrungen, Baustellen und fehlende Wegweiser noch behoben werden können.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Backyard Ultra?
Plane Wasser und Verpflegung für die erwartete Teilnehmerzahl über die maximale Rundenzahl plus etwa 20 Prozent Reserve. Bei 30 Läufern und 20 möglichen Runden rechnest du also mit 720 Läufer-Runden, nicht nur mit 30 Portionen.
Was muss man am Tag vor einem Backyard Ultra vorbereiten?
Baue Zelte, Tische und den Start-Ziel-Bereich möglichst am Vortag auf. Sortiere Startnummern, drucke die Teilnehmerliste, teste Zeitmessung und Licht und prüfe die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vor dem Start.

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