Checklist pour organiser un atelier de poésie

Un atelier de poésie demande plus qu’une salle et quelques carnets. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, l’intervenant et le programme, puis préparer les postes d’écriture et l’accueil. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la technique, refroidir les boissons et préparer le café. Cette checklist regroupe 46 tâches et 45 fournitures pour suivre l’organisation dans l’ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver le catering
Confirmer l'intervenant
Élaborer le programme
Confirmer les participants
Préparer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
Confirmer le lieu et la clé

Événement

Ouvrir le lieu
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les postes de travail
2 personnes
Brancher la technique
Installer le paperboard
Refroidir les boissons
Préparer le café et le thé
Préparer les collations et le déjeuner
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer l’exercice d’écriture
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le tour de feedback
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Installer le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer l’exercice du soir
Animer le open mic
2 personnes
Ravitailler les dernières boissons
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Débrancher le matériel technique
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
Envoyer des messages aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 40
Bolsqté 40
Tassesqté 40
Verresqté 50
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 4

Matériel d'atelier

Carnetsqté 36
Stylos à billeqté 45
Crayonsqté 36
Gommesqté 36
Marqueursqté 12
Magazinesqté 20
Dictionnairesqté 6
Badges nominatifsqté 40
Feuilles de travailqté 40
Post-itqté 6
Ruban de papierqté 4
Blocs pour chevaletqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandesqté 4
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez l’accès avec la clé plusieurs jours avant l’atelier. Le jour J, prévoyez au moins 60 minutes entre l’ouverture de la salle et l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises et les postes de travail.
Clôturez les inscriptions avant de préparer les badges et les feuilles de travail. Utilisez le nombre confirmé de participants pour calculer les carnets, stylos, crayons et places disponibles.
Demandez les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations, puis transmettez le récapitulatif au traiteur avant la confirmation finale. Une vérification 48 heures avant évite de découvrir une allergie au moment du déjeuner.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le microphone avant l’accueil. Gardez les rallonges et multiprises accessibles : elles sont souvent nécessaires quand les tables sont déplacées.
Préparez séparément l’accueil, l’écriture et la pause. Installez les badges à l’entrée, les carnets et crayons sur chaque poste, puis refroidissez les boissons et préparez le café au plus tard 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de poésie ?: Prévoyez au moins 60 minutes sur place avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, installer le mobilier, préparer les postes et brancher la technique. Ajoutez 30 minutes si le déjeuner, le café et les collations sont préparés sur place.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de poésie ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de s’inscrire et de signaler les besoins alimentaires. Fixez une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant l’atelier.
Combien de fournitures prévoir par participant ?: Prévoyez au minimum un carnet, un stylo à bille, un crayon et une gomme par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 20 personnes, cela représente 22 exemplaires de chaque fourniture individuelle.
Quand confirmer l’intervenant et le programme ?: Confirmez l’intervenant au moins 2 semaines avant l’atelier et finalisez le programme 7 jours avant. Vous pourrez alors préparer les feuilles de travail et présenter un déroulé clair à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.