Organiser un atelier CV sans rien oublier
Un atelier CV demande plus qu’une salle et quelques ordinateurs. Il faut coordonner le coach, les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de travail et l’installation de l’espace avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 38 tâches et 40 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’animation. Vous trouverez aussi les points souvent préparés trop tard : présentation, branchements, badges et dossiers individuels.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Confirmer le coach
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer le programme
2 personnes
Vérifier la présentation
Adapter les plans de travail
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier l’espace de travail
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher la présentation
2 personnes
Préparer les paperboards
Répartir le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer l’atelier
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le cocktail networking
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Suivi
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer un e-mail de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 35
- Table de buffetqté 2
- Porte-manteau
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
Présentation
- Paperboardqté 2
- Papier pour chevaletqté 4
- Marqueursqté 12
- Post-itqté 6
- Ruban adhésifqté 2
Matériel d'atelier
- Blocs-notesqté 35
- Stylos à billeqté 40
- Dossiers de travailqté 35
- Badges nominatifsqté 35
- Badgesqté 35
- Classeurs de documentsqté 35
Vaisselle
- Tasses à caféqté 35
- Verres à boireqté 35
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 3
Catering
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 3
- Carafes d’eauqté 3
- Pinces de serviceqté 4
- Tire-bouchon
- Ouvre-bouteille
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Bacs à vaisselleqté 2
- Épongesqté 4
- Torchonsqté 6
- Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Conseils
- Réservez le lieu et confirmez le coach au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et d’adapter le programme au nombre de participants.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’atelier, puis mettez à jour la liste des participants. Recueillez au même moment les besoins alimentaires afin de prévoir les achats et l’accueil sans improvisation.
- Préparez les supports de travail avant le jour J : présentation vérifiée, plans de travail adaptés, feuilles imprimées, badges nominatifs et dossiers répartis. Prévoyez au moins un exemplaire supplémentaire de chaque support.
- Testez la présentation et les branchements avant l’arrivée du groupe. Vérifiez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises dans la salle où l’atelier aura lieu.
- Installez les tables, les chaises, les paperboards et le matériel de travail avant l’accueil. Gardez le comptoir d’inscription dégagé et préparez le café et le thé assez tôt pour ne pas interrompre l’enregistrement des participants.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier CV ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 à 7 jours avant l’atelier pour pouvoir confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités de matériel.
- Combien de temps faut-il prévoir pour préparer un atelier CV ?
- Comptez environ 3 à 4 semaines pour organiser l’ensemble : lieu, coach, invitations et programme. Réservez la dernière semaine aux inscriptions, aux impressions, aux achats et à la vérification technique.
- Que faut-il vérifier la veille d’un atelier CV ?
- La veille, vérifiez la liste des participants, les badges, les dossiers, les feuilles de travail et la présentation. Contrôlez aussi le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises, puis rassemblez le matériel dans la salle.
- Combien de matériel prévoir par participant ?
- Préparez un bloc-notes, un stylo, un dossier de travail et un badge nominatif par personne inscrite. Ajoutez au moins 1 à 2 exemplaires de réserve pour les oublis, les inscriptions tardives ou le matériel endommagé.
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