Organiser un atelier créatif sans rien laisser au hasard

Un atelier créatif se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et l’intervenant, gérer les inscriptions, puis adapter le contenu au nombre de participants. La préparation matérielle vient ensuite, avec les postes de travail, la présentation et les supports d’atelier. Prévoyez aussi un accueil simple autour du café et du thé. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les câbles de présentation et le matériel distribué à chaque participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer le coach
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Confirmer le programme
2 personnes
8
Vérifier la présentation
9
Adapter les plans de travail
10
Imprimer les feuilles de travail
11
Préparer les badges nominatifs
12
Rappeler les participants
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Vérifier l’espace de travail
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Brancher la présentation
2 personnes
19
Préparer les paperboards
20
Répartir le matériel de travail
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Animer l’atelier
2 personnes
26
Servir des amuse-bouches
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Animer le cocktail networking
2 personnes
29
Rassembler la vaisselle
2 personnes

Suivi

30
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
31
Éteindre l’équipement
2 personnes
32
Rassembler les déchets
2 personnes
33
Faire la vaisselle
2 personnes
34
Nettoyer l’espace
2 personnes
35
Emballer le matériel
2 personnes
36
Remettre le lieu en état
2 personnes
37
Rendre les articles empruntés
38
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Table de buffetqté 2
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable

Présentation

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 12
Post-itqté 6
Ruban adhésifqté 2

Matériel d'atelier

Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Dossiers de travailqté 35
Badges nominatifsqté 35
Badgesqté 35
Classeurs de documentsqté 35

Vaisselle

Tasses à caféqté 35
Verres à boireqté 35
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3

Catering

Glacièresqté 2
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchon
Ouvre-bouteille
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 4
Torchonsqté 6
Distributeur de savon pour les mainsqté 2

Conseils

Commencez par réserver le lieu et confirmer le coach, puis envoyez les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier pour connaître l’effectif réel et recueillir les besoins alimentaires.
Travaillez avec une liste de participants mise à jour jusqu’à la veille. Préparez un badge nominatif, un dossier de travail, un bloc-notes et un stylo pour chaque personne inscrite, avec quelques exemplaires de réserve.
Testez la présentation avant l’arrivée du groupe : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonges et multiprises. Faites l’essai dans la salle, car une prise trop éloignée ou un câble manquant peut retarder le démarrage de 15 minutes.
Installez les tables et les chaises avant de répartir le matériel sur les postes de travail. Gardez un passage libre vers l’accueil et vérifiez que chaque participant voit le paperboard ou l’écran depuis sa place.
Préparez l’accueil avant l’ouverture : badges, feuilles d’émargement, café, thé, tasses, verres et eau. Les boissons chaudes doivent être prêtes dès l’enregistrement, tandis que le programme et les supports doivent déjà être posés sur les tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier créatif ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Cela laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le coach, envoyer les invitations et finaliser les inscriptions au moins 7 jours avant l’atelier.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’atelier. Vérifiez ensuite la liste la veille afin d’ajuster les tables, les chaises, les badges, les dossiers et les besoins alimentaires.
Quel matériel tester avant un atelier ?: Testez la présentation au moins 24 heures avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi les paperboards, les marqueurs et le matériel prévu pour chaque poste.
Quand installer la salle pour un atelier ?: Installez les tables, les chaises et les postes de travail avant l’arrivée des participants, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Gardez ensuite du temps pour brancher la présentation et préparer l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.