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CV-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein CV-Workshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss passen, der Trainer braucht die endgültigen Unterlagen und jede teilnehmende Person sollte am Tag selbst schnell ihren Platz finden. Plane Technik, Arbeitsblätter und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zur Begleitung des Workshops durch die nötigen Schritte. So erkennst du früh, was noch fehlt und wer dafür verantwortlich ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Trainer bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Programm bestätigen

    2 Personen

  • Präsentation prüfen

  • Arbeitsblätter anpassen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Arbeitsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentation anschließen

    2 Personen

  • Flipcharts aufstellen

  • Arbeitsmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher

Präsentation

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-PapierAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • KlebezettelAnz. 6
  • KlebebandAnz. 2

Workshopmaterial

  • NotizblöckeAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 40
  • ArbeitsmappenAnz. 35
  • NamensschilderAnz. 35
  • AusweiseAnz. 35
  • DokumentenmappenAnz. 35

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 35
  • TrinkgläserAnz. 35
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6
  • KaffeekannenAnz. 3

Catering

  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 4
  • Korkenzieher
  • Flaschenöffner
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • SpülbeckenAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 4
  • GeschirrtücherAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 2

Tipps

  • Bestätige Raum, Trainer und Programm spätestens zwei Wochen vor dem Workshop. Prüfe dabei auch, ob Tische, Stühle, Projektionsfläche und Stromanschlüsse für die geplante Teilnehmerzahl ausreichen.
  • Schließe die Anmeldung fünf bis sieben Tage vorher ab und aktualisiere danach die Teilnehmerliste. Erfasse Ernährungswünsche zu diesem Zeitpunkt, damit Kaffee, Tee und Verpflegung nicht nachträglich improvisiert werden müssen.
  • Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Präsentation am Vortag einmal gemeinsam. Lege zusätzlich Flipchart-Papier, Marker und Klebeband bereit, falls die Präsentation ausfällt oder spontan etwas erklärt werden muss.
  • Drucke Arbeitsblätter und Arbeitsmappen mindestens zwei Tage vorher aus und stelle pro Person einen Notizblock, einen Kugelschreiber sowie ein Namensschild zusammen. Halte einige zusätzliche Exemplare für kurzfristige Änderungen bereit.
  • Richte Empfangstheke, Garderobenständer und Arbeitsbereich mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Stelle Materialien vor der Registrierung auf die Plätze und bereite Kaffee und Tee so vor, dass die Begrüßung nicht unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen CV-Workshop organisieren?
Reserviere den Raum und bestätige den Trainer idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Termin, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann soll ich die Unterlagen für einen CV-Workshop drucken?
Passe Präsentation und Arbeitsblätter spätestens zwei Tage vor dem Workshop an und drucke sie anschließend aus. Am Vortag kannst du die Unterlagen nach Teilnehmerliste sortieren und gemeinsam mit Namensschildern und Schreibmaterial bereitlegen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines CV-Workshops?
Plane mindestens 45 bis 60 Minuten für Tische, Stühle, Technik, Flipcharts, Empfang und Arbeitsmaterialien ein. Wenn Beamer oder Raum zum ersten Mal genutzt werden, rechne weitere 15 Minuten für einen Funktionstest ein.
Wann soll ich die Teilnehmer an den CV-Workshop erinnern?
Schicke die Erinnerung drei bis fünf Tage vor dem Termin. Nenne darin Startzeit, Raum, Ankunftszeit für die Registrierung und alles, was die Teilnehmer selbst mitbringen sollen.

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